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Prozess-Übersicht

In CreateMate registrieren

  • Rufe die Registrierungsmaske unter https://pdf-createmate.de/register auf und füllen die Felder aus. Mit Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder.
  • Vergiss nicht, die Checkbox für Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung zu aktivieren.
  • Bestätige Deine E-Mail Adresse.

    • Connect HubSpot to CreateMate Account

  • Nach der Bestätigung Deiner E-Mail Adresse, wirst Du aufgefordert, das HubSpot Konto zu verbinden.
  • Gebe im Folgenden die Zugangsdaten Deines HubSpot Accounts ein. Wenn Du mehrere HubSpot Konten hasr, wählen nun dasjenige, das mit CreateMate verknüpft werden soll.
  • Hier wirst Du erneut aufgefordert, die Anwendung zu verknüpfen.
  • Du wirst nun zurückgeleitet zu CreateMate und kannst die Onboarding Tour starten.

    • Bearbeiten & Hochladen Ihrer Vorlage

  • Halte die DOCX Datei bereit, die Du personalisieren willst.
  • Kopiere die Eigenschaften über den Button und ersetze die Textabschnitte, die automatisch durch HubSpot Eigenschaften ausgefüllt werden sollen.
  • Dieser Schritt findet weiterhin außerhalb von CreateMate statt. Du bearbeitest das Dokument in Microsoft Word, Google Docs, OpenOffice, etc.
  • Nachdem Du alle Textpassagen ersetzt hast, klicke auf und lade das eben bearbeitete Dokument hoch.
  • In der folgenden Übersichtsseite vergibst Du einen Namen, unter dem das Template angezeigt werden soll und wählen die HubSpot Eigenschaft in der die PDF Datei gespeichert und später abgerufen werden kann.
  • Wenn Du noch keine Kontakt-Eigenschaft zum Speichern der generierten PDFs in HubSpot erstellt hast, hole diesen Schritt nun nach.
  • Du stellst die Individualisierung des Dokumentes in HubSpot fertig.
  • Der CreateMate generiert einen Workflow in HubSpot, für den Du einen Trigger auswählen kannst.
  • Klicken auf “Kontakt-Aufnahme-Trigger” und füge eine beliebige Triggereigenschaft hinzu. Diese Eigenschaft bestimmt, für welche Kontakte eine PDF-Datei generiert werden soll.
  • Beende die Bearbeitung des Workflows, indem Du bestehende Kontakte speicherst und aufzeichnest.
  • Neue PDFs werden nun automatisch generiert, sobald neue Kontakte von soeben eingestellten Trigger erfasst werden.

    • Speichern von Eigenschaften für in HubSpot erstellte PDF-Dateien

  • Wenn du eine neue Eigenschaft erstellen willst um die generierte PDF-Datei zu speichern stelle sicher, dass es sich dabei um eine Eigenschaft mit dem Typ “Datei” handelt.

    • Profil verwalten

  • Im Profil kannst Du die Daten, die bei der Registrierung eingegeben wurden, ändern.
  • Zusätzlich kannst Du die Sprache zwischen Deutsch und Englisch wechseln.

    • Sekundäres E-Mail einrichten

  • Wenn Du hier eine alternative E Mail Adresse eintragen hast, kannst Du automatisch aus dem CreateMate heraus täglich die neu generierten PDFs versenden.
  • Die sekundäre E Mail Adresse muss von der Primären abweichen.
  • Unter “Einstellungen” kannst Du den automatische E Mail Versand aktivieren.

    • Manage Setting

  • Unter Einstellungen kannst Du sehen, wie viele Dokumente Du hochgeladen hast und wie viele PDFs bereits erstellt wurden. Du kannst auch sehen, wie viele PDFs noch erstellt werden können, bevor das Guthaben wieder aufgeladen werden muss.