Dokumentation
Unterstützte HubSpot objekte
- PDF CreateMate seamlessly integrates with various HubSpot objects to enhance your document management capabilities.
- Derzeit unterstützt unser tool die folgenden HubSpot-Objekte: Kontakt, Unternehmen, Deal, Ticket
- Neue benutzer: Die unterstützung für HubSpot-Objekte (Kontakt, Unternehmen, Deal und Ticket) ist standardmäßig aktiviert.
- Bestehende benutzer: Die Unterstützung für zusätzliche HubSpot-Objekte (Unternehmen, Deal und Ticket, neben Kontakt) ist für bestehende Konten nicht automatisch aktiviert. Um diese Funktionen zu aktivieren, gehe zu Settings und klicke auf 'HubSpot-Konto neu verbinden'. Du wirst aufgefordert, PDF CreateMate mit einem frischen Satz von Berechtigungen zu autorisieren. Bestätige die Berechtigungen und alles ist eingerichtet.
Der prozess des generierens, regenerierens und zugreifens auf PDF dokumente mit PDF CreateMate, unabhängig vom HubSpot objekttyp (Kontakt, Unternehmen, Deal oder Ticket), folgt dem gleichen vereinfachten Verfahren, wie es für das Kontaktobjekt in unserer dokumentation beschrieben ist.
HubSpot-Account verbinden
- Beginne damit, dich auf der PDF CreateMate-Plattform zu registrieren, falls du dies noch nicht getan hast.
- Aktiviere dein Konto nach der Registrierung über den Link, der an deine registrierte E-Mail gesendet wurde.
- Klicke nach der Aktivierung auf dem Bildschirm, der dich dazu auffordert, auf die Schaltfläche "HubSpot-Account verbinden".
- Wenn du nicht bereits bei deinem HubSpot-Account angemeldet bist, wird eine Anmeldeaufforderung angezeigt. Gib deine HubSpot-Anmeldedaten ein, um fortzufahren.
- Wenn du mehrere Konten hast, wähle das spezifische HubSpot-Account aus, das du mit PDF CreateMate verbinden möchtest.
- Es wird eine Liste der Berechtigungen angezeigt, die PDF CreateMate benötigt. Prüfe diese Berechtigungen sorgfältig, um sicherzustellen, dass du verstehst, welchen Zugriff du gewährst.
- Wenn du mit den Berechtigungen einverstanden bist, klicke auf die Schaltfläche "App verbinden", um die Verbindung herzustellen.
- Nach erfolgreicher Verbindung wirst du automatisch zurück zur PDF CreateMate-Plattform weitergeleitet.
- Es wird eine Onboarding-Tour gestartet, die dich durch die Funktionen von PDF CreateMate führt. Es ist empfehlenswert, diese Tour zu machen, um dich mit der Plattform vertraut zu machen.
Personalisierte Vorlage erstellen
Dieser Schritt findet außerhalb von PDF CreateMate statt. Du kannst Tools wie Microsoft Word, Google Docs oder OpenOffice verwenden, um dein Dokument zu erstellen und zu bearbeiten.
- Beginne damit, entweder eine neue Dokumentendatei zu erstellen oder eine bestehende Datei zu öffnen. Denke daran, dass es sich um ein Word-Dokument handeln muss.
- Besuche Eigenschaften um HubSpot-Kontakteigenschaften zu suchen und zu kopieren, indem du einfach auf Kopieren klickst.
- Identifiziere in deinem Dokument statischen Text und ersetze ihn durch die kopierten HubSpot-Kontakteigenschaften.
- Nachdem du sichergestellt hast, dass alle notwendigen Ersetzungen vorgenommen wurden, lade dein Dokument herunter oder speichere es im .docx-Format.
Personalisierte Vorlage hochladen
- Siehe auch den Personalisierte Vorlage erstellen Abschnitt zum Erstellen und Bearbeiten einer personalisierten Vorlage.
-
Navigiere zu Vorlage importieren um den Hochladevorgang zu starten.
- Klicke auf "Dateien durchsuchen" und wähle dein .docx-Dokument von deinem Gerät aus.
- Leg optional Standardwerte für alle dynamischen Eigenschaften fest, die du in dein Dokument integriert hast. Klicke anschließend auf "Speichern und fortfahren."
- Wähle eine HubSpot-Kontakteigenschaft zum Speichern der generierten PDF-Datei. Vergewissere dich, dass der Eigenschaftstyp 'Datei' ist. Wenn die passende Eigenschaft nicht verfügbar ist, erstelle eine neue Dateieigenschaft für den Kontakt in HubSpot. Klicke anschließend in PDF CreateMate auf "Eigenschaften synchronisieren" und wähle dann die neu erstellte Eigenschaft aus.
- Weise deiner Vorlage einen eindeutigen und aussagekräftigen Titel zu, um sie leichter identifizieren zu können.
- Klicke auf "Speichern und HubSpot konfigurieren".
- PDF CreateMate fährt dann fort, HubSpot entsprechend der hochgeladenen Vorlage einzurichten.
- Wenn dein HubSpot-Account Workflows unterstützt, wird PDF CreateMate automatisch einen Workflow generieren. Hinweis: Du kannst später Auslöser einrichten und diesen Workflow direkt in HubSpot weiter konfigurieren.
PDFs generieren (mit Workflow)
Momentan unterstützt die HubSpot API nur Workflows für Kontakte. Folglich kann PDF CreateMate keine Workflows für Deals, Tickets und Firmenobjekte erstellen. Die Funktionalität für diese ist ähnlich wie bei Kontakt-Workflows. Weitere Informationen findest du in unserem Leitfaden.
Wir beobachten die Updates der HubSpot API genau. Sobald die Unterstützung für Deal-, Ticket- und Firmen-Workflows erweitert wird, wird PDF CreateMate diese Änderungen umgehend übernehmen und die Funktionalität für dich bereitstellen.
- Navigiere zu dem erstellten Workflow und starte ihn, indem du auf "Contact Enrollment Trigger." klickst.
- Wähle die geeigneten Auslöser entsprechend deinen Anforderungen.
- Aktiviere optional den Schalter für die erneute Registrierung, wenn du möchtest, dass der Workflow erneut ausgelöst wird, wenn die Kriterien erneut erfüllt sind.
- Wenn du mit der Konfiguration fertig bist, stelle sicher, dass du den Workflow in HubSpot speicherst und einschaltest.
- Zu Testzwecken:
- Öffne einen beliebigen Kontakt in deinem HubSpot-Account.
- Setze den Wert der Auslösereigenschaften, die du während der Workflow-Konfiguration ausgewählt hast.
- Diese Aktion aktiviert den Workflow und veranlasst PDF CreateMate, eine PDF-Datei für den betreffenden Kontakt zu verarbeiten und zu generieren.
- Um die generierte PDF-Datei anzuzeigen, öffne den Kontakt und suche nach der Dateieigenschaft, die du während der Hochladephase festgelegt hast.
Es ist wichtig, den Workflow sorgfältig zu konfigurieren und zu testen, um eine unerwünschte Massen-PDF-Erzeugung zu verhindern. Überwache den Workflow kontinuierlich von HubSpot aus, um seinen ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.
PDFs generieren (manuell)
- Navigiere zu deiner gesamten Kontaktliste oder zu einer bestimmten gefilterten Kontaktliste.
- Wähle den/die Kontakt(e) aus, für den/die du manuell eine PDF-Datei erstellen möchtest.
- Klicke auf die Option "Bearbeiten".
- Gib in der Suchleiste "PDF für Vorlage generieren" ein, um die Eigenschaft zu finden.
- Blättere durch die Werteoptionen, um die gewünschte Vorlage zu suchen und auszuwählen.
- Bestätige, indem du auf "Aktualisieren." klickst.
- PDF CreateMate startet dann den Prozess zur Erstellung einer PDF-Datei für den/die ausgewählten Kontakt/Kontakte auf der Grundlage der von Ihnen gewählten Vorlagen.
Um diesen manuellen Prozess zu rationalisieren, kannst du eine gefilterte Kontaktliste einrichten. Diese Liste kann auf bestimmten Kriterien basieren, um die Kontakte zu identifizieren, für die du PDFs erstellen möchtest. Betrachte diese Filter als deine manuellen Auslösebedingungen.
PDFs neu generieren (PDF CreateMate)
- Navigiere zunächst zu deiner Kontaktliste für die PDF CreateMate-Vorlage.
- Wähle den/die Kontakt(e) aus, für den/die du ein PDF neu generieren möchtest.
- Klicke auf die Option "Retry/Regenerate PDFs".
- Nach Abschluss dieser Schritte aktiviert PDF CreateMate den Prozess zur erneuten Generierung einer PDF-Datei für den/die ausgewählten Kontakt/e für die ausgewählten Vorlagen.
PDFs neu generieren (HubSpot)
- Beginne mit der Navigation zu deiner vollständigen Kontaktliste oder einer bestimmten gefilterten Kontaktliste.
- Wähle den/die Kontakt(e) aus, für den/die du ein PDF neu generieren möchtest.
- Klicke auf die Option "Bearbeiten".
- Suche die Eigenschaft mit dem Titel "PDF für Vorlage generieren" und entferne die Vorlage aus den Wertoptionen.
- Suche die Eigenschaft mit dem Namen "PDF generiert für Vorlage" und entferne ebenfalls die Vorlage aus den Wertoptionen.
- Bestätige diese Änderungen durch Klicken auf "Aktualisieren".
- Klicke erneut auf "Bearbeiten"
- Suche die Eigenschaft "PDF für Vorlage generieren".
- Blättere durch die Werteoptionen, um die gewünschte Vorlage zu suchen und auszuwählen.
- Bestätige mit einem Klick auf "Aktualisieren".
- Nach Abschluss dieser Schritte aktiviert PDF CreateMate den Prozess, um eine PDF-Datei für den/die ausgewählten Kontakt(e) auf der Grundlage der von Ihnen ausgewählten Vorlagen zu generieren.
Erster Clearing-Prozess:
Regenerationsprozess:
PDF CreateMate verwendet die Eigenschaften "PDF für Vorlage generieren" und "PDF für Vorlage generiert" für den PDF-Generierungsprozess. Durch Löschen und anschließendes Neubefüllen dieser Eigenschaftswerte wird die PDF-Erzeugung ausgelöst. Im Wesentlichen reagiert PDF CreateMate auf Änderungen in diesen Eigenschaften, um PDFs zu erzeugen.
Zugriff auf PDFs
- Öffne zunächst das Profil eines beliebigen Kontakts, für den die PDF-Erstellung ausgelöst wurde.
- Gib in der Suchleiste den Namen der Dateieigenschaft ein, die du während der Hochladephase der Vorlage festgelegt hast.
- Sobald sie gefunden wurde, klicke auf den bereitgestellten Link, um eine Vorschau der generierten PDF-Datei anzuzeigen.
- Dieser PDF-Link kann in Marketing-E-Mails eingebettet oder für verschiedene andere Werbezwecke verwendet werden.
- Eine umfassende Übersicht über alle generierten PDFs erhältst du, wenn du im HubSpot-Menü zu "Dateien" navigierst. Von dort aus kannst du einzelne PDFs herunterladen, wenn du sie noch benötigst.
Die Möglichkeiten, wie du diese personalisierten PDFs nutzen kannst, sind grenzenlos. Wir laden dich ein, deine innovativen Anwendungen und Erfolgsgeschichten mit uns zu teilen. Du hast die Chance, auf unserer offiziellen Landing Page vorgestellt zu werden!
Deinstallation von
Bitte beachte, dass diese Maßnahmen sich auf deine Daten und den Zugriff auf die Plattform auswirken.
- Deinstallation aus HubSpot:
- Navigiere zu den einstellungen und suche nach verbundene apps.
- Suche PDF CreateMate in der Liste. Wenn gefunden, klicke auf die Option Deinstallieren im Aktionen-Dropdown.
Wichtiger Hinweis: Nach der Deinstallation verliert PDF CreateMate den Zugriff auf Ihr HubSpot-Account und dessen Daten. Das bedeutet, dass das Programm nicht mehr funktioniert und nicht mehr mit HubSpot kommuniziert.
- Löschen des PDF CreateMate-Accounts:
- Gehe zu PDF CreateMate und navigiere zu deinem Profil.
- Suche die Option Konto löschen und klicke darauf.
Wichtiger Hinweis: Durch das Löschen deines PDF CreateMate-Accounts werden alle gespeicherten Vorlagen und alle mit PDF CreateMate verknüpften HubSpot-Daten dauerhaft entfernt. Stelle sicher, dass du alle wichtigen Informationen gesichert hast, bevor du diese Aktion durchführst.
Brauchst du Unterstützung?
Wenn du weitere Unterstützung benötigst oder Fragen hast, kannst du dich über die bereitgestellten Kanäle an uns wenden oder einfach unser Kontaktformular ausfüllen.