Dokumentation

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Unterstützte HubSpot-Objekte

  • PDF CreateMate integriert sich nahtlos in verschiedene HubSpot-Objekte, um Ihre Dokumentenverwaltungsfähigkeiten zu verbessern.
  • Derzeit unterstützt unser Tool die folgenden HubSpot-Objekte: Kontakt, Firma, Deal, Ticket
  • Neue Benutzer: Die Unterstützung für HubSpot-Objekte (Kontakt, Unternehmen, Deal und Ticket) ist standardmäßig aktiviert.
  • Bestehende Benutzer: Die Unterstützung für die zusätzlichen HubSpot-Objekte (Unternehmen, Deal und Ticket, neben Kontakt) ist für bestehende Konten nicht automatisch aktiviert. Um diese Funktionen zu aktivieren, gehen Sie zu Settings und klicken Sie auf „HubSpot-Konto erneut verbinden“. Sie werden aufgefordert, PDF CreateMate mit einem neuen Satz von Berechtigungen zu autorisieren. Bestätigen Sie die Berechtigungen und Sie sind startklar.
  • Der Prozess des Generierens, Regenerierens und Zugreifens auf PDF-Dokumente mit PDF CreateMate, unabhängig vom HubSpot-Objekttyp (Kontakt, Unternehmen, Deal oder Ticket), folgt dem gleichen vereinfachten Verfahren, wie es für das Kontaktobjekt in unserer Dokumentation beschrieben ist.

HubSpot-Konto verbinden

  • Beginne damit, dich auf der PDF CreateMate-Plattform zu registrieren, falls Du das noch nicht getan hast.
  • Nach der Registrierung aktivierst Du dein Konto über den Link, der an Deine registrierte E-Mail-Adresse gesendet wurde.
  • Nach der Aktivierung klickst Du auf den Button "HubSpot-Konto verbinden".
  • Wenn Du dich noch nicht in deinem HubSpot-Konto angemeldet hast, wird ein Anmeldefenster angezeigt. Gib deine HubSpot-Anmeldeinformationen ein, um fortzufahren.
  • Wenn Du mehrere HubSpot-Konten hast, wähle das HubSpot-Konto aus, das Du mit PDF CreateMate verbinden möchten.
  • Du siehst dann eine Liste der von PDF CreateMate benötigten Berechtigungen. Bitte überprüfe diese Berechtigungen sorgfältig, um sicherzustellen, dass du verstehst, welchen Zugriff du gewährst.
  • Nach der Überprüfung der Berechtigungen, klickst Du auf die Schaltfläche "App verbinden", um die Verknüpfung abzuschließen.
  • Nach erfolgreicher Verknüpfung wirst Du automatisch zur PDF CreateMate-Plattform zurückgeleitet.
  • Eine Onboarding-Tour wird gestartet, um dich durch die Funktionen und Möglichkeiten von PDF CreateMate zu führen. Wir empfehlen, diese Tour einmal zu machen, um dich mit der Plattform vertraut zu machen.

Dokument vorbereiten

Dieser Schritt findet außerhalb von PDF CreateMate statt. Du kannst Tools wie Microsoft Word, Google Docs oder OpenOffice verwenden, um Dein Dokument zu erstellen und zu bearbeiten.
  • Beginne entweder damit, eine neue Dokumentdatei zu erstellen oder eine vorhandene zu öffnen. Denk daran, es muss eine Word-Dokument sein.
  • Klicke auf Eigenschaften um HubSpot-Eigenschaften zu suchen und zu kopieren.
  • In deinem Dokument ersetzt Du nun alle Abschnitte, die hinterher automatisch ausgefüllt werden sollen durch die gerade kopierten Eigenschaften. Das sieht in deinem Dokument so aus: ${firstname}
  • Nachdem alle Abschnitte durch HubSpot-Eigenschaften ersetzt wurden, lädtst Du dein Dokument im .docx-Format herunter.

Vorlage hochladen

  • Im Absatz Dokument vorbereiten erfährst Du, wie du das Dokument für PDF CreateMate vorbereitest.
  • Klicke auf Vorlagen importieren um deine erste Vorlage hochzuladen.
  • Klicke auf "Datei durchsuchen" und wähle dein .docx-Dokument von deinem Gerät aus.
  • Du kannst für die gewählten Eigenschaften Standardwerte definieren, die eingesetzt werden, wenn die Eigenschaft keinen Wert hat. Klicke anschließend auf "Speichern & Fortfahren".
  • Wähle eine HubSpot-Kontakteigenschaft aus, in der die generierten PDFs für den jeweiligen Kontakt gespeichert werden soll. Wir empfehlen dir, hierfür eine neue Kontakteigenschaft zu erstellen. Achte darauf, dass der Eigenschaftstyp 'Datei' ist. Wenn die gerade erstellte Eigenschaft noch nicht in der Liste zu finden ist, klicke auf "Eigenschaften synchronisieren"
  • Du kannst deiner Vorlage einen aussagekräftigen Namen geben.
  • Klicke auf "Speichern und HubSpot konfigurieren".
  • PDF CreateMate wird dann HubSpot entsprechend der hochgeladenen Vorlage einrichten.
  • Wenn Dein HubSpot-Paket Workflows beinhaltet, generiert PDF CreateMate automatisch einen Workflow. Hinweis: Du kannst später einen Trigger auswählen und diesen Workflow direkt in HubSpot weiter konfigurieren.

PDFs automatisch generieren

Derzeit unterstützt die HubSpot-API nur auf Kontakt basierende Workflows. Daher kann PDF CreateMate keine Workflows für Deal, Ticket und Unternehmensobjekte erstellen. Die Funktionalität für diese ist ähnlich wie bei Kontakt-Workflows. Für weitere Informationen verweisen wir auf unseren Leitfaden.

Wir überwachen die Updates der HubSpot-API genau. Sobald sie die Unterstützung auf Deal, Ticket und Unternehmensworkflows erweitern, wird PDF CreateMate diese Änderungen umgehend übernehmen und die Funktionalität für Sie verfügbar machen.
  • PDF CreateMate leitet dich zum erstellten Workflow weiter. Beginne damit, auf "Kontakteinschreibetriggern" zu klicken.
  • Wähle den Trigger aus, der bestimmt, für welche Kontakte PDFs generiert werden sollen.
  • Optional kannst Du die Wiederaufnahme aktivieren , wenn für einen Kontakt mehrfach PDFs generiert werden sollen, wann immer der Trigger greift.
  • Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, stelle bitte sicher, dass Du den Workflow in HubSpot speicherst und aktivierst.
  • So kannst du den Workflow testen:
  • Öffne einen beliebigen Kontakt in Deinem HubSpot-Konto
  • Wähle den Wert der Eigenschaften aus, die Du während der Workflow-Konfiguration als Trigger ausgewählt haben.
  • Diese Aktion wird den Workflow auslösen und PDF CreateMate wird eine PDF für den betroffenen Kontakt generieren.
  • Um das generierte PDF anzuzeigen, öffnest Du den Kontakt und suchst nach der Speichereigenschaft, die Du während der Upload-Phase festgelegt hast.
Es ist unerlässlich, den Workflow sorgfältig zu konfigurieren und zu testen, um eine unerwünschte Massen-PDF-Erstellung zu verhindern. Überwachen Du den Workflow kontinuierlich von innerhalb von HubSpot, um seinen ordnungsgemäßen Betrieb zu gewährleisten.

PDFs manuell generieren

  • Gehe in HubSpot zu "Kontakte"
  • Wählen die Kontakte aus, für die Du manuell ein PDF generieren möchten.
  • Klicken Du auf die Option "Bearbeiten".
  • Gib in der Suchleiste "PDF für Vorlage generieren" ein.
  • Suche nun nach dem Namen der Vorlage, für die du PDFs generieren möchtest.
  • Bestätige durch Klicken auf "Aktualisieren".
  • PDF CreateMate wird PDFs aus der entsprechenden Vorlage für die ausgewählten Kontakte generieren.
Um den o.g. manuellen Prozess zu vereinfachen, kannst du eine Kontaktliste erstellen. Diese Liste kann auf bestimmten Kriterien basieren, um die Kontakte, für die Du PDFs generieren möchten, leicht zu identifizieren.

PDFs erneut generieren (PDF CreateMate)

  • Beginne, indem Du zu deiner Kontaktliste für die PDF CreateMate-Vorlage navigieren.
  • Wähle die Kontakte aus, für die Du manuell ein PDF generieren möchtest.
  • Klicke auf die Option "PDFs erneut versuchen/regenerieren".
  • Nach Abschluss dieser Schritte wird PDF CreateMate den Prozess zur Neugenerierung eines PDFs für die ausgewählten Kontakte für die ausgewählten Vorlagen aktivieren.

PDFs erneut generieren (HubSpot)

  • Um PDFs erneut zu generieren, gehe in die Detailansicht deiner Vorlage.
  • Wähle die Kontakte aus, für die Du manuell ein PDF generieren möchtest.
  • Klicken Du auf die Option "Bearbeiten".
  • vorläge aus den HubSpot-Eigenschaften entfernen:
    • Suche die Eigenschaft mit dem Titel "Generate PDF for template" und entferne den Namen der Vorlage aus der Eigenschaft.
    • Suche dann nach der Eigenschaft mit dem Namen "PDF generated for template" und entferne auch hier den Namen der Vorlage.
    • Bestätige diese Änderungen, indem Du auf "Aktualisieren" klickst.
    PDF neu generieren:
    • Klicke erneut auf "Bearbeiten".
    • Suche die Eigenschaft "Generate PDF for template".
    • Suche nun nach dem Namen der Vorlage, für die du PDFs generieren möchtest.
    • Bestätigen Du durch Klicken auf "Aktualisieren".
  • Wenn du die o.g. Schritte durchgeführt hast, wird PDF CreateMate neue PDFs generieren.
PDF CreateMate verwendet die Eigenschaften "Generate PDF for template" und "PDF generated for template" für den PDF-Generierungsprozess. Durch das Löschen und anschließendes Wiederherstellen dieser Eigenschaftswerte wird die PDF-Regeneration ausgelöst. Diese Eigenschaften sind die Grundlagen für die PDF Generierung mit CreateMate

Zugriff auf PDFs

  • Beginne damit, das Profil eines beliebigen Kontaktes zu öffnen, für den die PDF-Erstellung ausgelöst wurde.
  • Gebe in der Suchleiste den Namen der Speicher-Eigenschaft ein, die Du während des Vorlagen-Uploads festgelegt hast. .
  • Sobald Du es gefunden hast, klicke auf den Link, um eine Vorschau des generierten PDFs anzuzeigen.
  • Dieser PDF-Link kann in Marketing-E-Mails eingebettet oder für verschiedene andere Werbezwecke verwendet werden.
  • Um einen umfassenden Überblick über alle generierten PDFs zu erhalten, navigiere zum Menüpunkt "Dateien" in HubSpot. Von dort aus kannst Du einzelne PDFs herunterladen.
Die Möglichkeiten, wie Du diese personalisierten PDFs nutzen kannst, sind grenzenlos. Wir laden dich ein, Deine Anwendungsfälle und Erfolgsgeschichten mit uns zu teilen.

Deinstallation

Bitte beachte, dass diese Maßnahmen deine Dateien und den Zugriff auf die Plattform beeinflussen werden.
  • Deinstallation von HubSpot:
    • Navigiere zu den Einstellungen und suche nach Verbundene Apps.
    • Suche in der Liste nach PDF CreateMate und klicke im Dropdown-Menü Aktionen auf die Option Deinstallieren.
    Wichtiger Hinweis: Nach der Deinstallation verliert PDF CreateMate den Zugriff auf dein HubSpot-Konto und dessen Daten. Das bedeutet, dass es nicht mehr funktioniert und keine Daten mehr mit HubSpot ausgetauscht werden.
  • Konto bei PDF CreateMate löschen:
    • Gehe zu PDF CreateMate und navigiere zu Deinem Profil.
    • Suche nach der Option Konto löschen und klicke darauf.
    Wichtiger Hinweis: Durch das Löschen Deines PDF CreateMate-Kontos werden alle Deine gespeicherten Vorlagen und alle mit CreateMate verknüpften HubSpot-Daten dauerhaft entfernt. Stelle sicher, dass Du alle wichtigen Informationen gespeichert hast, bevor Du diesen Schritt durchführst.

Benötigst Du Unterstützung?

Für weitere Unterstützung oder Anfragen erreichst Du uns über eine der unten aufgeführten Kanäle oder fülle einfach unser Kontaktformular aus.