Lohnt sich PDF CreateMate für mich?

PDF CreateMate generiert PDFs für Standard-Dokumente. Das heißt: Du kannst (ähnlich wie bei Serienbriefen) Kontakteigenschaften automatisch einsetzen lassen. CreateMate lohnt sich vor allem dann, wenn Du entweder eine große Anzahl Dokumente erstellen musst, oder Du die generierten PDF Dokumente in Workflows einbinden möchtest (z.B. automatisches Versenden der Dokumente)

Warum muss ich das Template vor dem hochladen bearbeiten?

Die HubSpot Eigenschaften müssen vor dem hochladen in der .DOCX Datei eingesetzt sein, da eine nachträgliche Bearbeitung in PDF CreateMate nicht möglich ist. Du findest hier eine Beispieldatei für das einsetzen von Eigenschaften in dein Dokument .

Was sind Speichereigenschaften ?

PDF CreateMate speichert generierte PDF Dokumente direkt in HubSpot Kontakteigenschaften. Diese Eigenschaften, in denen du die PDFs jederzeit abrufen kannst, nennen wir bei CreateMate Speichereigenschaften.

Diese Speichereigenschaft musst du zunächst manuell erstellen HubSpot. Gehe in Einstellungen -> Eigenschaften -> Eigenschaft erstellen. Bitte wähle als Feldtyp “Datei”.

Achtung: Du kannst nur eine PDF Datei pro Speichereigenschaft speichern.

Wie erstelle ich eine neue Speichereigenschaft?

Gehe in Einstellungen -> Eigenschaften -> Eigenschaft erstellen. Bitte wähle als Feldtyp “Datei”.

Bitte erstelle für jedes Template, was du in PDF CreateMate hochlädst eine eigene Speichereigenschaft

Was muss ich tun, nachdem ich die Vorlage hochgeladen habe?

PDF CreateMate führt dich durch den Prozess:

  • Wähle eine Speichereigenschaften und Vergebe ggf. einen anderen Namen für das Template
  • Beim Click auf den “Weiter” Button erstellt PDF CreateMate einen Workflow zum Erstellen der PDF Dateien
  • Jetzt rufst du den Workflow auf, der gerade erstellt wurde und wählst einen Trigger aus. Also: Unter welchen Bedingungen wird eine PDF Datei generiert?
Sendet CM automatisch E-Mails an meine HubSpot Kontakte?

Ein automatisierter Versand lässt sich mit Hilfe von Listen und E-Mail Templates durchführen. Schaue dir hierfür die folgende Anleitung an:

Wenn du noch Fragen hast, helfen wir dir gerne beim Einrichten der Workflows.

Wie kann ich generierte PDF Dateien aufrufen?
Generierte PDFs findest du entweder im jeweiligen HubSpot Kontankt unter der von dir erstellen Speichereigenschaft, oder alle auf einen Blick in CreateMate. Auf der Startseite findest du alle hochgeladenen Vorlagen mit diesem Symbol: .Beim Klick auf diesen Button findest du alle generierten PDF Dateien für diese Vorlage Sie können die generierten PDFs auch durch Anklicken der Vorlage selbst anzeigen
Für welche Kontakte werden PDFs generiert?

Das Generieren von PDFs geschieht durch einen von PDF CreateMate erstellten Workflow. PDFs werden für alle Kontakte generiert, die durch den von dir gewählten Trigger in den Workflow aufgenommen werden. Wenn du keinen trigger ausgewählt hast, kannst du Kontakte auch manuell in den Workflow aufnehmen.

Welche Eigenschaften kann ich in Vorlagen einsetzen?

Du kannst Kontakteigenschaften und Unternehmenseigenschaften einsetzen.

Kann ich auch Deal Eigenschaften einsetzen?

Deal Eigenschaften selbst kannst du nicht einsetzen, weil sie nicht eindeutig einem Kontakt oder Unternehmen zuzuordnen sind. Es gibt allerdings einen Workaround, um auch Deal Eigenschaften zu nutzen. Erstelle einen Workflow, der automatisch Deal Eigenschaften als Kontakteigenschaften kopiert und der die Werte der Deal Eigenschaften, die du in CreateMate nutzen möchtest, in Kontakteigenschaften kopiert. Diese Kontakteigenschaft kannst du dann in die Vorlage einsetzen.

Ich kann mein Template nicht hochladen, was kann ich tun?

Ist die Datei eine docx Datei? Falls ja und es klappt dennoch nicht, kontaktiere bitte unseren Support. Wir helfen dir dabei.

Ich habe vergessen, eine Speichereigenschaft zu erstellen, bevor ich das Template hochgeladen habe. Jetzt werde ich aufgefordert eine Speichereigenschaft auszuwählen. Was kann ich tun?

Keine Sorge, du kannst auch jetzt noch in deinen HubSpot Account gehen, eine Eigenschaft erstellen, die zum Beispiel “PDF CreateMate Speichereigenschaft” heißt und den Eigenschaftstyp “Datei” hat. Wenn das erledigt ist, gehe zurück in CreateMate und clicke auf den Button “Eigenschaften synchronisieren”. Jetzt kannst du die gerade erstellte Speichereigenschaft auswählen