Lohnt sich PDF CreateMate für mich?
PDF CreateMate generiert PDFs für Standarddokumente. Das bedeutet: Du kannst automatisch Kontakteigenschaften einfügen (ähnlich wie bei Serienbriefen). PDF CreateMate lohnt sich besonders, wenn du entweder eine große Anzahl von Dokumenten erstellen musst oder wenn du die generierten PDF-Dokumente in Workflows integrieren möchtest (z.B. automatischer Versand von Dokumenten).
Warum muss ich die Vorlage vor dem Hochladen bearbeiten?
Die HubSpot Eigenschaften müssen vor dem hochladen in der .DOCX Datei eingesetzt sein, da eine nachträgliche Bearbeitung in PDF CreateMate nicht möglich ist. Du findest hier eine Beispieldatei für das einsetzen von Eigenschaften in dein Dokument.
Was sind Speichereigenschaften?
PDF CreateMate speichert generierte PDF-Dokumente direkt in HubSpot-Kontakteigenschaften. Diese Eigenschaften, aus denen du jederzeit die PDFs abrufen kannst, werden in PDF CreateMate als Speichereigenschaften bezeichnet.
Du musst diese Speichereigenschaft zunächst manuell in HubSpot anlegen. Gehe dazu auf Einstellungen -> Eigenschaften -> Eigenschaft erstellen. Bitte wähle als Feldtyp 'Datei'.
Hinweis: Du kannst nur eine PDF-Datei pro Speichereigenschaft speichern.
Wie kann ich eine neue Speichereigenschaft erstellen?
Gehe zu Einstellungen -> Eigenschaften -> Eigenschaft erstellen. Wähle als Feldtyp 'Datei'.
Bitte erstelle für jede Vorlage, die du in PDF CreateMate hochlädst, eine eigene Speichereigenschaft.
Was muss ich tun, nachdem ich die Vorlage hochgeladen habe?
PDF CreateMate wird dich durch den Prozess führen:
- Wähle eine Speichereigenschaft und vergib gegebenenfalls einen anderen Namen für die Vorlage.
- Wenn du auf die Schaltfläche "Weiter" klickst, erstellt PDF CreateMate einen Workflow zur Erstellung der PDF-Dateien.
- Klicke nun auf die Schaltfläche "Go to Workflow" und wähle einen Auslöser. Also: Unter welcher Bedingung wird das PDF erzeugt?
Versendet PDF CreateMate automatisch E-Mails an meine HubSpot-Kontakte?
Der automatisierte Versand kann mit Hilfe von Listen und E-Mail-Vorlagen erfolgen. Schau dir die folgenden Anweisungen an:
Wenn du noch Fragen hast, helfen wir dir gerne, die Workflows einzurichten.
Wie kann ich auf generierte PDF-Dateien zugreifen?
Die generierten PDFs findest du entweder im jeweiligen HubSpot-Account unter der von dir angelegten Speichereigenschaft oder alle auf einen Blick in PDF CreateMate. Auf der Startseite findest du alle hochgeladenen Vorlagen mit diesem Symbol:
Wenn du auf diese Schaltfläche klickst, findest du alle generierten PDF-Dateien für diese Vorlage.
Du kannst die generierten PDFs auch ansehen, indem du auf die Vorlage selbst klickst.
Für welche Kontakte werden PDFs erzeugt?
PDFs werden durch einen von PDF CreateMate erstellten Workflow erzeugt. PDFs werden für alle Kontakte, die durch den von dir gewählten Auslöser in den Workflow einbezogen werden, erstellt. Wenn du keinen Auslöser ausgewählt hast, kannst du auch manuell Kontakte zum Workflow hinzufügen.
Welche Eigenschaften kann ich in Vorlagen verwenden?
Du kannst Kontakteigenschaften und Unternehmenseigenschaften verwenden.
Kann ich auch Geschäftseigenschaften verwenden?
Du kannst die Geschäftseigenschaften selbst nicht verwenden, da sie nicht eindeutig einem Kontakt oder Unternehmen zugeordnet werden können. Es gibt jedoch einen Workaround, um auch Geschäftseigenschaften zu verwenden. Erstelle einen Workflow, der automatisch Geschäftseigenschaften als Kontakteigenschaften kopiert und die Werte der Geschäftseigenschaften, die du in PDF CreateMate verwenden möchtest, in Kontakteigenschaften kopiert. Diese Kontakteigenschaften kannst du dann in die Vorlage einfügen.
Ich kann meine Vorlage nicht hochladen, was kann ich tun?
Handelt es sich bei der Datei um eine docx-Datei? Wenn ja und es funktioniert trotzdem nicht, kontaktiere bitte unseren Support. Wir werden dir helfen.
Ich habe vergessen, vor dem Hochladen der Vorlage eine Speichereigenschaft zu erstellen. Jetzt werde ich aufgefordert, eine Speichereigenschaft auszuwählen. Was kann ich tun?
Keine Sorge, du kannst jetzt noch in dein HubSpot-Account gehen und eine Eigenschaft erstellen, die beispielsweise 'PDF CreateMate-Speichereigenschaft' heißt und den Eigenschaftstyp 'Datei' hat. Sobald das erledigt ist, gehe zurück zu PDF CreateMate und klicke auf die Schaltfläche 'Eigenschaften synchronisieren'. Nun kannst du die soeben erstellte Speichereigenschaft auswählen.
