Dokumente signieren

Sobald ein signierbares Template ein Dokument generiert, kannst du es über die PDF CreateMate-Oberfläche oder über die teilbare Signatur-URL signieren.

Signieren von PDF CreateMate

1. Navigiere zum Template-Detailbildschirm für deine eingeschriebenen Objekte. Du siehst Unterschreiben und Gegenzeichnen Schaltflächen für Templates, die Signaturen erfordern.

Bildbeschreibung

Der Template-Detailbildschirm zeigt:
- Eine Vorschau des zu signierenden Dokuments
- Eine Signaturbox, in der Benutzer ihre Signatur zeichnen können
- Eine "Löschen"-Schaltfläche zum Entfernen der Signatur
- Eine "Dokument unterschreiben"-Schaltfläche zum Absenden der Signatur

2. Klicke auf eine Signatur-Schaltfläche, um die Signaturseite zu öffnen.

Bildbeschreibung

Die Signaturseite zeigt:
- Eine Vorschau des zu signierenden Dokuments
- Eine Signaturbox, in der Benutzer ihre Signatur zeichnen können
- Den Namen des Unterzeichners
- "Signieren"-Schaltfläche zum Absenden der Signatur
- "Signatur löschen"-Schaltfläche zum Zurücksetzen

3. Zeichne deine Signatur in das Signaturfeld. Verwende Signatur löschen, um bei Bedarf zurückzusetzen.

4. Wenn das Template E-Mail-Verifizierung aktiviert hat, müssen Unterzeichner:

   • Ihre E-Mail eingeben (vorausgefüllt und gesperrt, falls eine HubSpot-E-Mail-Property konfiguriert ist).
   • Einen 6-stelligen Code per E-Mail erhalten und ihn innerhalb von 10 Minuten eingeben (max. 5 Versuche).
   • Nach erfolgreicher Verifizierung ihren vollständigen Namen angeben.

5. Klicke auf Signieren, um den Signaturprozess abzuschließen.

Gast-Signierung

Empfänger ohne PDF CreateMate-Konten können über die teilbare Signatur-URL signieren.

Funktionsweise der Gast-Signierung

1. URL-Generierung: Wenn ein Dokument generiert wird, erstellt PDF CreateMate eine eindeutige Signatur-URL und speichert sie in der HubSpot-Property, die du während der Template-Einrichtung konfiguriert hast
2. Link teilen: Sende die URL an Empfänger per:
   • E-Mail (manuell oder automatisiert über HubSpot-Workflows)
   • SMS oder Chat-Anwendungen
   • Jeden anderen Kommunikationskanal
3. Gast-Zugriff: Empfänger klicken auf den Link, um auf eine sichere Signaturseite zuzugreifen
4. Signieren & Absenden: Sie können das Dokument ansehen, ihre Signatur zeichnen und absenden—kein Konto oder Login erforderlich

Gast-Erfahrung

Wenn ein Gast die Signatur-URL öffnet, wird er:

1. Dokument ansehen: Eine Vorschau des zu signierenden PDFs sehen
2. E-Mail-Verifizierung (falls aktiviert): Wenn das Template E-Mail-Verifizierung erfordert:
   • E-Mail-Adresse eingeben
   • Einen 6-stelligen OTP-Code erhalten
   • Den Code zur Identitätsverifizierung eingeben (10 Minuten Ablauf, max. 5 Versuche)
   • Vollständigen Namen angeben
3. Signatur zeichnen: Die Signaturbox verwenden, um ihre Signatur zu zeichnen
4. Absenden: Auf die Signieren-Schaltfläche klicken, um den Prozess abzuschließen
5. Bestätigung: Eine angepasste Dankes-Nachricht sehen (in den Template-Einstellungen konfiguriert)

Sicherheitsmerkmale

• Eindeutige URLs: Jede Signatur-URL ist eindeutig und mit einem bestimmten Dokument verknüpft
• Sicherer Zugriff: Links sind kryptografisch signiert, um Manipulation zu verhindern
• E-Mail-Verifizierung: Optionale OTP-Verifizierung stellt sicher, dass nur beabsichtigte Empfänger signieren können
• Audit-Trail: Alle Signaturereignisse werden mit Zeitstempeln und IP-Adressen protokolliert
• Einmalige Verwendung: Sobald alle erforderlichen Signaturen gesammelt sind, wird das Dokument finalisiert

Link-Gültigkeit

• Aktiv bis zur Signierung: Gast-Signatur-URLs bleiben aktiv, bis das Dokument vollständig signiert ist
• Kein Ablauf: Links laufen nicht automatisch ab, was Flexibilität bei der Sammlung ermöglicht
• Neugenerierung: Falls erforderlich, kannst du das Dokument neu generieren, um eine neue Signatur-URL zu erstellen

Anwendungsfälle

• Kundenverträge: Sende Angebote und Vereinbarungen an Kunden zur Signatur
• Lieferantenvereinbarungen: Sammle Signaturen von Lieferanten oder Partnern
• Arbeitsdokumente: Lass neue Mitarbeiter Angebotsschreiben oder Verträge unterschreiben
• Servicevereinbarungen: Hole Kundensignaturen für Nutzungsbedingungen ein
• NDAs: Sichere Vertraulichkeitsvereinbarungen von externen Parteien

Fehlerbehebung bei Gast-Signierung

Problem: Gast kann nicht auf die Signaturseite zugreifen

• Überprüfe, ob die URL vollständig ohne Zeilenumbrüche kopiert wurde
• Prüfe, ob das Dokument nicht bereits signiert wurde
• Stelle sicher, dass das Template noch aktiv ist

Problem: E-Mail-Verifizierungscode wird nicht empfangen

• Prüfe Spam/Junk-Ordner
• Warte einige Minuten auf die E-Mail-Zustellung
• Fordere einen neuen Code an, falls abgelaufen (10-Minuten-Limit)
• Überprüfe, ob die E-Mail-Adresse korrekt eingegeben wurde

Nach dem Signieren

• Wenn alle erforderlichen Signaturen gesammelt sind, löst PDF CreateMate die Dokumentgenerierung aus, erstellt eine HubSpot-Notiz mit Unterzeichner-Details und hängt die generierte Datei am Datensatz an.
• Das signierte Dokument wird automatisch in HubSpot aktualisiert
• Ein Zeitstempel zeichnet auf, wann die Signatur hinzugefügt wurde
• Bei Gegenpartei-Signaturen erscheinen die Signaturen beider Parteien im endgültigen Dokument