Team-Verwaltung

Lerne, wie du Teammitglieder hinzufügst, Rollen verwaltest und Berechtigungen in PDF CreateMate einstellst.

Teammitglieder hinzufügen

Du kannst mehrere Benutzer zu deiner PDF CreateMate-Organisation einladen.

Neue Mitglieder einladen

1. Gehe zu Team
2. Gib im Formular Mitglied einladen die E-Mail-Adresse ein
3. Wähle die Rolle
4. Klicke auf Einladung senden

Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit Anweisungen zum Beitritt.

Mitgliederstatus

Rollen & Berechtigungen

PDF CreateMate stellt zwei Rollen bereit:

• Eigentümer: Vollzugriff (Teamverwaltung, Abrechnung, Org-Einstellungen, Vorlagen, Generierung)
• Mitglied: Standardzugriff (Eigenschaften synchronisieren, Dokumente generieren, Profil aktualisieren; keine Team-/Abrechnungsverwaltung)

Berechtigungsvergleich

Was jede Berechtigung umfasst

PDFs generieren — Dokumentgenerierung aus HubSpot-Workflows, manuell von der Vorlagenseite oder über die API auslösen. Für alle Mitglieder verfügbar.

Vorlagen erstellen/bearbeiten — Neue Vorlagen mit der Vorlage Builder erstellen, Dateien hochladen, Einstellungen konfigurieren und Änderungen veröffentlichen. Für alle Mitglieder verfügbar.

Vorlagen löschen — Eine Vorlage und alle zugehörigen generierten Dokumente dauerhaft entfernen. Nur für Eigentümer, um versehentlichen Datenverlust zu verhindern.

Team verwalten — Neue Mitglieder einladen, Rollen ändern, Mitglieder deaktivieren oder dauerhaft entfernen und Einladungen erneut senden. Nur für Eigentümer.

Auf Abrechnung zugreifen — Die Abrechnungsseite aufrufen, Credits kaufen, Zahlungsmethoden verwalten, Auto-Aufladung konfigurieren, Rechnungen herunterladen und Rechnungsadresse aktualisieren. Nur für Eigentümer.

Organisationseinstellungen ändern — Organisationsweite Einstellungen wie Datumsformat, Link-Anzeigemodus, E-Mail-Benachrichtigungen und HubSpot-Portal-Verbindung aktualisieren. Nur für Eigentümer.

Bestehende Mitglieder verwalten

Rollen ändern

1. Gehe zu Team
2. Finde das Teammitglied
3. Klicke auf das Menü (⋮) neben dem Mitglied
4. Wähle Rolle ändern
5. Wähle die neue Rolle im Dialog
6. Klicke auf Speichern

Mitglieder entfernen oder deaktivieren

Vorübergehend (Deaktivieren):

1. Gehe zu Team
2. Finde das Teammitglied
3. Klicke auf das Menü (⋮)
4. Wähle Deaktivieren
5. Bestätige die Aktion
6. Das Mitglied kann später wieder aktiviert werden

Dauerhaft (Entfernen):

1. Gehe zu Team
2. Finde ein deaktiviertes Mitglied
3. Klicke auf das Menü (⋮)
4. Wähle Dauerhaft entfernen
5. Bestätige die Entfernung
6. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden

Vorteile mehrerer Benutzer

Mehrere Teammitglieder ermöglichen:

• Zusammenarbeit: Mehrere Personen können Templates erstellen und verwalten
• Redundanz: Kein einzelner Ausfallpunkt für den Zugriff
• Spezialisierung: Unterschiedliche Rollen für unterschiedliche Verantwortlichkeiten
• Audit-Trail: Nachverfolgen, wer Änderungen vorgenommen hat

Bewährte Methoden

Rollenzuweisung

• Verwende Eigentümer für Personen mit Team- und Abrechnungsverantwortung
• Nutze Mitglied für die meisten Vorlagen-Ersteller und Generatoren

Sicherheit

• Prüfe regelmäßig den Zugriff der Teammitglieder
• Entferne Mitglieder, die keinen Zugriff mehr benötigen
• Verwende starke Passwörter

Onboarding

Beim Hinzufügen neuer Teammitglieder:

1. Passende Rolle zuweisen
2. Relevante Dokumentation teilen
3. Bestehende Templates zeigen
4. Benennungskonventionen erklären