Konto
Team-Verwaltung
Lerne, wie du Teammitglieder hinzufügst, Rollen verwaltest und Berechtigungen in PDF CreateMate einstellst.
Teammitglieder hinzufügen
Du kannst mehrere Benutzer zu deiner PDF CreateMate-Organisation einladen.
Neue Mitglieder einladen
- Gehe zu Team
- Gib im Formular Mitglied einladen die E-Mail-Adresse ein
- Wähle die Rolle
- Klicke auf Einladung senden
Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit Anweisungen zum Beitritt.
Mitgliederstatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Einladung gesendet, wartet auf Annahme |
| Aktiv | Benutzer hat angenommen und nutzt die Organisation |
| Deaktiviert | Zugriff des Benutzers wurde vorübergehend deaktiviert |
Rollen & Berechtigungen
PDF CreateMate stellt zwei Rollen bereit:
- Owner: Vollzugriff (Teamverwaltung, Abrechnung, Org-Einstellungen, Templates, Generierung)
- Member: Standardzugriff (Eigenschaften synchronisieren, Dokumente generieren, Profil aktualisieren; keine Team-/Abrechnungsverwaltung)
Berechtigungsvergleich
| Funktion | Owner | Member |
|---|---|---|
| PDFs generieren | Ja | Ja |
| Templates erstellen/bearbeiten | Ja | Ja |
| Templates löschen | Ja | Nein |
| Team verwalten | Ja | Nein |
| Auf Abrechnung zugreifen | Ja | Nein |
| Organisationseinstellungen ändern | Ja | Nein |
Was jede Berechtigung umfasst
PDFs generieren — Dokumentgenerierung aus HubSpot-Workflows, manuell von der Vorlagenseite oder über die API auslösen. Für alle Mitglieder verfügbar.
Templates erstellen/bearbeiten — Neue Vorlagen mit dem Template Builder erstellen, Dateien hochladen, Einstellungen konfigurieren und Änderungen veröffentlichen. Für alle Mitglieder verfügbar.
Templates löschen — Eine Vorlage und alle zugehörigen generierten Dokumente dauerhaft entfernen. Nur für Owner, um versehentlichen Datenverlust zu verhindern.
Team verwalten — Neue Mitglieder einladen, Rollen ändern, Mitglieder deaktivieren oder dauerhaft entfernen und Einladungen erneut senden. Nur für Owner.
Auf Abrechnung zugreifen — Die Abrechnungsseite aufrufen, Credits kaufen, Zahlungsmethoden verwalten, Auto-Aufladung konfigurieren, Rechnungen herunterladen und Rechnungsadresse aktualisieren. Nur für Owner.
Organisationseinstellungen ändern — Organisationsweite Einstellungen wie Datumsformat, Link-Anzeigemodus, E-Mail-Benachrichtigungen und HubSpot-Portal-Verbindung aktualisieren. Nur für Owner.
Bestehende Mitglieder verwalten
Rollen ändern
- Gehe zu Team
- Finde das Teammitglied
- Klicke auf das Menü (⋮) neben dem Mitglied
- Wähle Rolle ändern
- Wähle die neue Rolle im Dialog
- Klicke auf Speichern
Mitglieder entfernen oder deaktivieren
Vorübergehend (Deaktivieren):
- Gehe zu Team
- Finde das Teammitglied
- Klicke auf das Menü (⋮)
- Wähle Deaktivieren
- Bestätige die Aktion
- Das Mitglied kann später wieder aktiviert werden
Dauerhaft (Entfernen):
- Gehe zu Team
- Finde ein deaktiviertes Mitglied
- Klicke auf das Menü (⋮)
- Wähle Dauerhaft entfernen
- Bestätige die Entfernung
- Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden
Vorteile mehrerer Benutzer
Mehrere Teammitglieder ermöglichen:
- Zusammenarbeit: Mehrere Personen können Templates erstellen und verwalten
- Redundanz: Kein Single Point of Failure für den Zugriff
- Spezialisierung: Unterschiedliche Rollen für unterschiedliche Verantwortlichkeiten
- Audit-Trail: Nachverfolgen, wer Änderungen vorgenommen hat
Best Practices
Rollenzuweisung
- Verwende Owner für Personen mit Team- und Abrechnungsverantwortung
- Nutze Member für die meisten Template-Ersteller und Generatoren
Sicherheit
- Prüfe regelmäßig den Zugriff der Teammitglieder
- Entferne Mitglieder, die keinen Zugriff mehr benötigen
- Verwende starke Passwörter
Onboarding
Beim Hinzufügen neuer Teammitglieder:
- Passende Rolle zuweisen
- Relevante Dokumentation teilen
- Bestehende Templates zeigen
- Benennungskonventionen erklären