PDF-Formulare Neu

PDF-Formulare ermöglichen es dir, PDF-Dokumente mit interaktiven Formularfeldern automatisch mit Daten aus deinen HubSpot-Datensätzen auszufüllen. Anstatt eine Vorlage von Grund auf zu erstellen, kannst du bestehende PDF-Formulare verwenden und deren Felder mit HubSpot-Eigenschaften verknüpfen.

Bildbeschreibung

Der PDF-Formulare-Builder zeigt:
- Eine Liste der erkannten PDF-Formularfelder (Text, Checkbox, Signatur-Typen)
- Ein Eigenschafts-Zuordnungs-Dropdown für jedes Feld zur Verknüpfung mit HubSpot-Eigenschaften
- Filter-Tabs zur Anzeige von Alle, Text, Checkbox oder Signatur-Feldern
- Eine Zuordnungsfortschritt-Seitenleiste mit der Anzahl zugeordneter Felder
- Format- und Änderungsoptionen für jedes zugeordnete Feld

Was sind PDF-Formulare?

PDF-Formulare sind PDF-Dokumente, die interaktive Formularfelder enthalten. Diese Felder können Texteingaben, Kontrollkästchen, Optionsschaltflächen oder Dropdown-Menüs sein. Wenn du ein PDF-Formular in PDF CreateMate hochlädst, erkennen wir automatisch alle Formularfelder und ermöglichen es dir, diese mit HubSpot-Eigenschaften zu verknüpfen.

Häufige Anwendungsfälle:

• Behördenformulare und Anträge
• Standardisierte Verträge und Vereinbarungen
• Versicherungsformulare und Schadensmeldungen
• Compliance- und Regulierungsdokumente
• Registrierungs- und Anmeldeformulare
• Steuerformulare und Finanzdokumente

Wie PDF-Formulare funktionieren

1. PDF hochladen — Lade ein beliebiges PDF hoch, das interaktive Formularfelder enthält
2. Automatische Felderkennung — Wir erkennen alle Formularfelder (Text, Kontrollkästchen, Optionsschaltflächen, Dropdowns)
3. Mit HubSpot verknüpfen — Verbinde jedes PDF-Feld mit einer HubSpot-Eigenschaft
4. Formatierung anwenden — Optional Werte formatieren (Großbuchstaben, Daten, Währungen usw.)
5. Dokumente generieren — Das PDF wird automatisch mit HubSpot-Daten ausgefüllt

Eine PDF-Formular-Vorlage erstellen

Schritt 1: PDF-Formular als Vorlagentyp wählen

Wenn du eine neue Vorlage erstellst, wähle PDF-Formular als Vorlagentyp.

Schritt 2: Dein PDF hochladen

Lade eine PDF-Datei hoch, die interaktive Formularfelder enthält:

• Unterstützte Formate: Nur PDF-Dateien (.pdf)
• Maximale Dateigröße: 200 MB
• Anforderungen: PDF muss ausfüllbare Formularfelder enthalten

Zum Hochladen:

1. Ziehe deine PDF-Datei per Drag & Drop in den Upload-Bereich, oder
2. Klicke auf den Upload-Bereich, um deine Dateien zu durchsuchen

Das PDF wird sofort analysiert, um alle Formularfelder zu extrahieren.

Schritt 3: Erkannte Felder überprüfen

Nach dem Hochladen siehst du alle erkannten Formularfelder nach Typ organisiert:

Feldtypen:

• Textfelder — Einzeilige oder mehrzeilige Texteingaben
• Kontrollkästchen — Boolesche Ja/Nein-Felder
• Optionsschaltflächen — Multiple-Choice-Felder (Einzelauswahl)
• Dropdowns — Auswahlmenüs mit vordefinierten Optionen

Jedes Feld zeigt:

• Feldname — Der interne Name aus dem PDF
• Feldtyp — Text, Kontrollkästchen, Optionsschaltfläche oder Dropdown
• Alternativer Name — Menschenlesbares Label (falls verfügbar)
• Maximale Länge — Zeichenbegrenzung für Textfelder
• Optionen — Verfügbare Auswahlmöglichkeiten für Kontrollkästchen, Optionsschaltflächen und Dropdowns

Filtere Felder nach Typ, um schnell bestimmte Feldtypen zu finden, die du zuordnen möchtest.

Schritt 4: Felder mit HubSpot-Eigenschaften verknüpfen

Für jedes PDF-Formularfeld kannst du:

1. Eine HubSpot-Eigenschaft auswählen — Wähle, welcher Eigenschaftswert dieses Feld ausfüllen soll
2. Formatierung anwenden — Wert vor dem Einfügen transformieren (optional)
3. Einen Standardwert festlegen — Rückfallwert, wenn die Eigenschaft leer ist (optional)

Ein Feld zuordnen

Klicke auf "Mit Eigenschaft verknüpfen" bei einem beliebigen Feld, um den Zuordnungsdialog zu öffnen:

1. Eigenschaften durchsuchen — Nach Eigenschaftsname oder Label filtern
2. Empfohlene Eigenschaften — Wir schlagen Eigenschaften basierend auf Feldtyp und -name vor
3. Alle Eigenschaften — Alle verfügbaren Eigenschaften für das ausgewählte HubSpot-Objekt durchsuchen

Eigenschafts-Matching:

• Feldname "email" → Empfiehlt HubSpot-E-Mail-Eigenschaften
• Feldname "phone" → Empfiehlt Telefonnummer-Eigenschaften
• Feldname "company" → Empfiehlt Firmennamen-Eigenschaften
• Textfelder → Empfiehlt String- und Text-Eigenschaften
• Kontrollkästchen → Empfiehlt boolesche (Ja/Nein) Eigenschaften

Formatierer anwenden

Formatiere Werte, bevor sie in das PDF eingefügt werden:

Text-Formatierer:

• GROSSBUCHSTABEN — In Großbuchstaben umwandeln
• kleinbuchstaben — In Kleinbuchstaben umwandeln
• Titelschreibung — Ersten Buchstaben jedes Wortes großschreiben
• Kürzen — Auf eine maximale Anzahl von Zeichen begrenzen

Zahlen- und Währungs-Formatierer:

• Währung — Als Währung formatieren (z.B. 1.234,56 $ oder 1.234,56 €)
  • Währungscode angeben (USD, EUR, GBP usw.)
  • Dezimalstellen festlegen (0-4)
• Dezimalstellen — Auf bestimmte Dezimalstellen runden

Datums-Formatierer:

• Datumsformat — Daten in ein bestimmtes Format konvertieren
  • Beispiel: DD.MM.YYYY → 17.01.2025
  • Beispiel: MM/DD/YYYY → 01/17/2025
  • Beispiel: YYYY-MM-DD → 2025-01-17

Boolesche Formatierer (für Kontrollkästchen):

• Wenn wahr — Text wenn aktiviert (z.B. "Ja", "Genehmigt", "✓")
• Wenn falsch — Text wenn deaktiviert (z.B. "Nein", "Abgelehnt", "✗")

Standardwerte festlegen

Gib einen Rückfallwert an, wenn die HubSpot-Eigenschaft leer ist:

• Statischer Text — Verwende einen festen Wert wie "N/V", "Nicht angegeben" oder "—"
• Andere Eigenschaft — Verweise auf eine andere HubSpot-Eigenschaft
• Leer — Lasse das Feld leer, wenn kein Wert vorhanden ist

Beispiel:

Wenn "Telefon" leer ist, verwende "Nicht angegeben" als Standardwert.

Schritt 4.5: Signaturpositionen konfigurieren (falls Signaturen aktiviert)

Wenn du die Signaturfunktion in deinen Vorlageneinstellungen aktiviert hast, musst du konfigurieren, wo die Signaturen im PDF erscheinen sollen.

Visuelle Signaturbereich-Auswahl:

Wenn Signaturen für eine PDF-Vorlage aktiviert sind, siehst du im Eigenschaften-Schritt eine Schaltfläche "Primären Signaturbereich auswählen" (oder "Gegenpartei-Signaturbereich auswählen"). Dies öffnet eine interaktive PDF-Vorschau, in der du:

1. Dein PDF anzeigen — Die PDF-Vorschau zeigt standardmäßig die erste Seite
2. Seiten navigieren — Verwende die Vorwärts-/Rückwärts-Schaltflächen, um die richtige Seite zu finden
3. Signaturbereich zeichnen — Klicke und ziehe auf dem PDF, um einen rechteckigen Bereich für die Signatur auszuwählen
4. Auswahl in Vorschau anzeigen — Der ausgewählte Bereich wird mit einem farbigen Rahmen hervorgehoben
5. Position speichern — Klicke auf "Position speichern", um die Signaturposition zu bestätigen

Signaturtypen:

• Primäre Signatur — Signaturbereich des Hauptunterzeichners (blauer Rahmen in der Vorschau)
• Gegenpartei-Signatur — Signaturbereich des zweiten Unterzeichners (grüner Rahmen in der Vorschau)

Jeder Signaturtyp erfordert seine eigene Position, wenn er in den Vorlageneinstellungen aktiviert ist.

Positionsdetails:

Nach der Auswahl eines Signaturbereichs siehst du:

• Seitenzahl — Auf welcher Seite die Signatur erscheinen wird
• Koordinaten — Position auf der Seite (x, y)
• Abmessungen — Größe des Signaturbereichs (Breite × Höhe)

Positionen ändern:

Klicke auf "Position ändern", um den Signaturbereich jederzeit neu auszuwählen. Die neue Position ersetzt die vorherige.

Wichtige Hinweise:

• Signaturpositionen werden gelöscht, wenn du eine neue PDF-Datei hochlädst
• Jede Signatur kann auf jeder Seite des PDFs platziert werden
• Signaturen werden während der Dokumentengenerierung automatisch an den exakten Positionen eingefügt
• Das Signaturbild behält sein Seitenverhältnis bei, während es in den ausgewählten Bereich passt

Schritt 5: Vorlage veröffentlichen

Sobald du alle erforderlichen Felder zugeordnet und Signaturpositionen konfiguriert hast (falls zutreffend):

1. Überprüfe deine Zuordnungen in der Zusammenfassungsansicht
2. Klicke auf "Veröffentlichen", um die Vorlage zu aktivieren
3. Beginne mit der Generierung von Dokumenten

Zuordnungsfortschritt zeigt, wie viele Felder zugeordnet vs. nicht zugeordnet sind. Du musst nicht jedes Feld zuordnen — ordne nur die zu, die ausgefüllt werden sollen.

Unterstützte Formularfeldtypen

Textfelder

Reguläre Texteingabefelder, die jeden Textwert akzeptieren.

Am besten zugeordnet zu:

• String-Eigenschaften (Einzeiliger Text, Mehrzeiliger Text)
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• URLs
• Namen und Adressen

Formatierer:

• Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Titelschreibung
• Auf max. Zeichen kürzen
• Datumsformatierung (für Datumseigenschaften)
• Währungsformatierung (für Zahleneigenschaften)

Kontrollkästchen

Boolesche Felder, die aktiviert oder deaktiviert werden können.

Am besten zugeordnet zu:

• Boolesche Eigenschaften (Ja/Nein-Felder in HubSpot)
• Kontrollkästchen-Eigenschaften
• Opt-in/Opt-out-Felder

Formatierer:

• Benutzerdefinierter Text wenn wahr (z.B. "Ja", "Genehmigt")
• Benutzerdefinierter Text wenn falsch (z.B. "Nein", "Abgelehnt")

Wie es funktioniert:

• true oder wahre Werte → Feld wird aktiviert
• false, null oder leer → Feld wird deaktiviert

Optionsschaltflächen

Multiple-Choice-Felder, bei denen nur eine Option ausgewählt werden kann.

Am besten zugeordnet zu:

• Dropdown-Eigenschaften
• Aufzählungs-Eigenschaften
• Einzelauswahl-Eigenschaften

Wie es funktioniert:

Der Wert aus HubSpot muss exakt mit einer der Optionsschaltflächen-Optionen übereinstimmen. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird keine Option ausgewählt.

Dropdown (Auswahl) Felder

Auswahlmenüs mit vordefinierten Optionen.

Am besten zugeordnet zu:

• Dropdown-Eigenschaften
• Aufzählungs-Eigenschaften
• Einzelauswahl-Eigenschaften

Wie es funktioniert:

Der Wert aus HubSpot muss exakt mit einer der Dropdown-Optionen übereinstimmen. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, bleibt das Feld leer.

Dokumente generieren

Sobald deine PDF-Formular-Vorlage veröffentlicht ist, kannst du Dokumente generieren mit:

• Workflow-Aktionen — Automatisch aus HubSpot-Workflows auslösen (empfohlen)
• Manuelle Generierung — Einzelne Dokumente von der Vorlagenseite generieren

Das generierte PDF wird alle zugeordneten Formularfelder mit den entsprechenden HubSpot-Daten ausgefüllt haben, formatiert gemäß deinen Einstellungen.

Erfahre, wie du Dokumente generierst →

Tipps und Best Practices

1. Verwende beschreibende Feldnamen

Verwende beim Erstellen von PDF-Formularen klare, beschreibende Feldnamen, die mit deinen HubSpot-Eigenschaftsnamen übereinstimmen. Dies macht die Zuordnung schneller und reduziert Fehler.

Gute Beispiele:

• email oder contact_email
• company_name oder account_name
• phone_number oder mobile

Vermeide:

• field1, field2, textbox_3
• Abgekürzte oder kryptische Namen

2. Mit Beispieldaten testen

Bevor du deine Vorlage in Produktion verwendest:

1. Verwende die Test-Funktion, um ein Beispieldokument zu generieren
2. Überprüfe, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind
3. Prüfe, ob die Formatierung wie erwartet angewendet wird
4. Stelle sicher, dass Kontrollkästchen und Optionsschaltflächen die richtigen Optionen auswählen

3. Ordne nur erforderliche Felder zu

Du musst nicht jedes einzelne Feld im PDF zuordnen:

• Ordne nur die Felder zu, die ausgefüllt werden sollen
• Lasse optionale Felder unzugeordnet, wenn nicht benötigt
• Nicht zugeordnete Felder bleiben im generierten PDF leer

4. Behandle leere Werte

Setze immer geeignete Standardwerte für kritische Felder, um leere Stellen in deinen Dokumenten zu vermeiden:

• Verwende "N/V" oder "Nicht angegeben" für optionale Textfelder
• Verwende "—" für numerische Felder
• Verwende "Nein" oder deaktiviert für boolesche Felder

5. Überprüfe, ob Feldtypen übereinstimmen

Stelle sicher, dass der HubSpot-Eigenschaftstyp mit dem PDF-Feldtyp übereinstimmt:

• Textfelder → String-Eigenschaften
• Kontrollkästchen → Boolesche Eigenschaften
• Optionsschaltflächen/Dropdowns → Aufzählungs- oder Auswahleigenschaften

Nicht übereinstimmende Typen können dazu führen, dass Werte nicht korrekt angezeigt werden.

Häufige Probleme

Keine Formularfelder erkannt

Problem: Nach dem Hochladen eines PDFs werden keine Formularfelder angezeigt.

Lösung:

• Dein PDF enthält keine interaktiven Formularfelder
• Das PDF könnte ein gescanntes Dokument oder flaches Bild sein
• Erstelle ausfüllbare Felder mit Adobe Acrobat, PDFescape oder ähnlichen Tools
• Oder verwende stattdessen eine Word/HTML-Vorlage

Kontrollkästchen/Optionsschaltfläche nicht ausgewählt

Problem: Kontrollkästchen- oder Optionsschaltflächen-Feld ist nicht aktiviert, obwohl die Eigenschaft einen Wert hat.

Lösung:

• Für Kontrollkästchen: Stelle sicher, dass der HubSpot-Wert true oder ein wahrer Wert ist (1, "yes" usw.)
• Für Optionsschaltflächen: Der Wert muss exakt mit einer der verfügbaren Optionen übereinstimmen
• Prüfe auf Tippfehler oder Unterschiede in der Groß-/Kleinschreibung (Werte sind groß-/kleinschreibungssensitiv)

Wert erscheint nicht im Feld

Problem: Das PDF-Feld ist leer, obwohl die HubSpot-Eigenschaft einen Wert hat.

Lösung:

• Überprüfe, ob das Feld der richtigen Eigenschaft zugeordnet ist
• Prüfe, ob der Wert die maximale Länge des Feldes überschreitet (er wird gekürzt)
• Stelle sicher, dass der Eigenschaftstyp mit dem Feldtyp kompatibel ist
• Teste mit der "Test"-Funktion, um den genauen verwendeten Wert zu sehen

Formatierung nicht angewendet

Problem: Formatierer scheinen nicht zu funktionieren.

Lösung:

• Überprüfe, ob der Formatierer gespeichert ist (Feldzuordnung prüfen)
• Stelle sicher, dass der Formatierer mit dem Eigenschaftstyp kompatibel ist (z.B. Datumsformat funktioniert nur bei Datumseigenschaften)
• Währungsformatierung erfordert numerische Werte

Einschränkungen

• PDF-Größe: Maximal 200 MB pro Datei
• Feldtypen: Unterstützt nur Text-, Button- (Kontrollkästchen/Optionsschaltfläche) und Choice- (Dropdown) Felder
• Berechnungsfelder: PDF-Formularberechnungen und Skripte werden nicht ausgeführt
• PDF-Signaturfelder: Der native PDF-Signaturfeldtyp wird nicht unterstützt. Du kannst jedoch Signaturen zu PDF-Vorlagen hinzufügen, indem du die Signaturen-Funktion aktivierst und Signaturpositionen visuell in der PDF-Vorschau auswählst.
• Dateianhänge: Dateianhang-Felder werden nicht unterstützt
• Nach der Generierung nicht bearbeitbar: Das generierte PDF wird geflacht – Formularfelder werden zu statischem Inhalt. Empfänger können die ausgefüllten Werte nicht ändern.

Nächste Schritte

• Dokumente mit Workflows generieren →
• Manuelle Dokumentengenerierung →
• Digitale Signaturen hinzufügen →
• Text-Formatierer anwenden →