Daten aus zugeordneten Objekten verwenden Neu

Eine Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket-, Bestellungs- oder Projekt-Vorlage liest ihren eigenen Datensatz und jeden ihm zugeordneten Datensatz, direkt bei der Erstellung. Eine Deal-Vorlage kann das Unternehmen und die Kontakte des Deals anzeigen, eine Kontakt-Vorlage alle Deals des Kontakts auflisten und so weiter. Auch benutzerdefinierte Objekte funktionieren: Eine Deal-Vorlage kann ihr zugeordnetes benutzerdefiniertes Objekt anzeigen, eine Vorlage für ein benutzerdefiniertes Objekt ihren Deal und ihre Kontakte, und ein benutzerdefiniertes Objekt kann ein anderes anzeigen. Sync-Properties oder Workflows sind dafür nicht nötig.

Schreibe den Objektnamen vor den Platzhalter

Setze den Typ des zugeordneten Objekts und einen Punkt vor den Property-Namen:

Formatierer funktionieren genauso wie bei jedem anderen Platzhalter, zum Beispiel {{deal.amount | currency:EUR}} oder {{contact.createdate | date:d.m.Y}}. Du kannst sie auch im Dateinamen verwenden, zum Beispiel {{company.name}}-angebot.

Du musst sie nicht abtippen. Wähle im Schritt Platzhalter vorbereiten oben in der Property-Liste unter Eigenschaften von das Objekt, zum Beispiel Unternehmen, und durchsuche oder durchstöbere dann wie gewohnt seine Properties.

Wenn ein Datensatz mehrere zugeordnete Datensätze hat

Ein Deal kann drei Kontakte haben. Wählst du eine Property eines zugeordneten Datensatzes, fragen die Platzhalter-Einstellungen, welcher verwendet wird, zum Beispiel Welcher Kontakt? Deine Wahl gilt für alle Platzhalter dieses Objekts in der Vorlage. Bei PDF-Formularvorlagen wählst du es im Schritt Einstellungen unter Zugeordnete Datensätze.

• Primäres Unternehmen - das Unternehmen, das HubSpot als primär markiert. Das ist der Standard für Unternehmen.
• Zuletzt erstellt - der neueste zugeordnete Datensatz. Das ist der Standard für Kontakte, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte.
• Mit Label: ... - der Datensatz mit einem Zuordnungslabel aus deinem HubSpot-Konto, zum Beispiel Rechnungskontakt. Deine Labels erscheinen automatisch in der Liste. Haben mehrere Datensätze das Label, wird der zuletzt erstellte verwendet.

Alle zugeordneten Datensätze

Um alle statt einem zu verwenden, schreibe den Objektnamen im Plural:

Wähle in den Platzhalter-Einstellungen Alle Kontakte statt Ein Kontakt, dann schreibt der Builder den Plural für dich. Der neueste Datensatz steht zuerst. Ist die Regel der Vorlage ein Label, werden nur die Datensätze mit diesem Label verwendet, zum Beispiel alle Kontakte mit dem Label Unterzeichner.

In einer Tabelle zeichnest du die Tabelle wie gewohnt in deinem Dokument und setzt die Platzhalter in eine Zeile:

Beim Erstellen des Dokuments wird diese Zeile für jeden Kontakt wiederholt, und jede Kopie zeigt einen Kontakt. Die Tabelle behält dein Design: Kopfzeile, Spaltenbreiten, Schriften, Farben und Rahmen. Gibt es keine Kontakte, entfällt die Zeile und die Kopfzeile bleibt. Um stattdessen die ganze Tabelle auszublenden, setze sie in eine Bedingung.

Überall sonst werden die Werte mit Kommas aufgelistet: Kopie an {{contacts.email}} wird zu Kopie an laura@brightline.de, jonas@brightline.de.

Die Artikel des Deals

Eine Kontakt-, Unternehmens-, Ticket- oder Projekt-Vorlage kann mit der Tabelle {{pdf_createmate_line_items}} auch die Produkte des zugeordneten Deals zeigen. Eine Bestellungs-Vorlage nicht: Eine Bestellung hat in HubSpot ihre eigenen Artikel, sodass die Produkte eines zugeordneten Deals die falschen wären. Die Tabelle verwendet denselben Deal wie deine anderen Deal-Platzhalter. Siehe Deal-Artikel.

Wenn es keinen zugeordneten Datensatz gibt

Hat der Datensatz keinen zugeordneten Datensatz dieses Typs oder keinen mit dem gewählten Label, bleiben die Platzhalter leer - genau wie bei einer leeren Property - und das Dokument wird trotzdem erstellt. Bei einem Label weicht PDF CreateMate nie auf einen anderen Datensatz aus, damit nie der falsche Kontakt auf einem Vertrag landet.

Zum Lesen zugeordneter Datensätze braucht PDF CreateMate die Berechtigung von HubSpot, dieses Objekt zu lesen. Fehlt sie deiner Verbindung, bleiben diese Platzhalter ebenfalls leer. Um sie zu erteilen, klicke in den Einstellungen auf HubSpot App neu installieren und bestätige die Berechtigungen, die HubSpot dir anzeigt.

Benutzerdefinierte Objekte

Benutzerdefinierte Objekte werden genauso gelesen, mit den Namen, die du dem Objekt in HubSpot gegeben hast. Heißt dein benutzerdefiniertes Objekt Vehicle (Plural Vehicles) und hat es eine Property color:

Im Builder erscheint das benutzerdefinierte Objekt unter Eigenschaften von mit seinem eigenen Namen, und die Platzhalter-Einstellungen fragen Welcher Datensatz (Vehicle)? mit Ein Vehicle und Alle Vehicles. Die Auswahl ist dieselbe wie bei Kontakten: Zuletzt erstellt oder Mit Label: .... Primäres Unternehmen gibt es nur für Unternehmen.

Eine Vehicle-Vorlage, die einen Deal lesen kann, zeigt mit {{pdf_createmate_line_items}} auch die Produkte dieses Deals.

Was bestimmt, welche Objekte du siehst:

• Die Zuordnung muss in HubSpot existieren. Eine Vorlage bietet nur die benutzerdefinierten Objekte an, die HubSpot ihrem Objekttyp zuordnen lässt. Das richtest du in HubSpot in den Einstellungen des benutzerdefinierten Objekts unter Zuordnungen ein.
• Klicke nach einer Änderung auf Synchronisieren. Legst du in HubSpot ein neues benutzerdefiniertes Objekt oder eine neue Zuordnung an, öffne die Seite Eigenschaften und klicke auf Synchronisieren.
• Der Name kommt aus HubSpot. Der Platzhalter verwendet den Singular- und Pluralnamen, den du beim Anlegen des Objekts eingegeben hast, in Kleinbuchstaben, Leer- und Sonderzeichen werden zu _: Aus Service Contract wird {{service_contract.name}}. Ist der Name schon von einem anderen Objekt belegt, zum Beispiel ein benutzerdefiniertes Objekt namens Contact, verwendet der Platzhalter stattdessen den internen HubSpot-Namen, etwa {{p12345_contact.name}}. Der Builder zeigt immer den richtigen Platzhalter.
• Gleicher Singular und Plural. Sind beide Namen gleich, zum Beispiel News, wird nur Ein News angeboten, weil ein Datensatz und alle Datensätze denselben Platzhalter hätten.
• Berechtigung. Zum Lesen benutzerdefinierter Objekte braucht PDF CreateMate die HubSpot-Berechtigung, Datensätze benutzerdefinierter Objekte zu lesen. Ohne sie werden benutzerdefinierte Objekte nicht angeboten, und ihre Platzhalter bleiben leer. Um sie zu erteilen, klicke in den Einstellungen auf HubSpot App neu installieren.

Andere Objekttypen

Vorlagen lesen zugeordnete Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Bestellungen, Projekte und benutzerdefinierte Objekte direkt. Für einen Wert aus einem anderen Objekttyp kopierst du ihn zuerst mit einer HubSpot Sync-Property auf das Objekt deiner Vorlage:

1. Erstelle in HubSpot eine Sync-Property auf dem Objekttyp deiner Vorlage, die den Wert aus dem zugeordneten Objekt übernimmt. Folge der HubSpot-Anleitung: Sync-Properties erstellen.
2. Öffne in PDF CreateMate die Seite Eigenschaften und klicke auf Synchronisieren, damit die neue Property erscheint.
3. Verwende sie in deiner Vorlage wie jede andere Property, zum Beispiel {{contact_email}}.