FAQ

Schnelle Antworten auf häufige Fragen zu PDF CreateMate-Funktionen und -Fähigkeiten.

Template-Funktionen

Kann ich Checkbox-Felder hinzufügen?

Ja, du kannst Checkbox-ähnliche Elemente in deine Vorlagen einfügen. Verwende Unicode-Checkbox-Zeichen (☐ oder ☑) oder Bilder in deinem Word-Vorlage. Für dynamische Checkboxen basierend auf HubSpot-Daten verwende bedingte Blöcke.

Wie kann ich Seitennummerierung hinzufügen?

PDF CreateMate behält die Seitennummerierung aus deinem Word-Vorlage bei. Um Seitenzahlen hinzuzufügen:

1. Gehe in Microsoft Word zu Einfügen > Seitenzahl
2. Wähle deine bevorzugte Position (Kopfzeile, Fußzeile usw.)
3. Formatiere nach Wunsch
4. Speichere und lade in PDF CreateMate hoch

Kann ich Textfelder verwenden?

Textfelder aus Word-Vorlages werden im generierten PDF beibehalten. Für beste Ergebnisse jedoch:

• Halte Textfelder einfach
• Vermeide überlappende Elemente
• Teste gründlich nach dem Upload

Kann ich bearbeitbare PDFs erstellen?

Nein, generierte PDFs sind nach der Erstellung nicht bearbeitbar. Wenn PDF CreateMate ein Dokument generiert:

• Alle Daten werden ausgefüllt und gesperrt
• Das PDF wird flachgedrückt (Formularfelder werden zu statischem Text)
• Empfänger können den Inhalt nicht ändern

Dies gilt für alle Vorlagentypen (Word, Google Docs, HTML und PDF-Formulare).

Wenn Empfänger Dokumente signieren sollen: Verwende die Signaturen-Funktion. Für PDF-Formularvorlagen kannst du Signaturbereiche direkt auf dem PDF auswählen.

Daten & Eigenschaften

Wie kann ich das aktuelle Datum in meinem PDF verwenden?

PDF CreateMate stellt einen eingebauten Platzhalter {{todayDate}} bereit, der beim Generieren automatisch das aktuelle Datum einfügt. Füge ihn einfach in deine Vorlage ein:

Das Datum wird entsprechend deinen Datumsformat-Einstellungen formatiert. Es ist keine HubSpot-Eigenschaft-Einrichtung erforderlich.

Kann ich Daten aus verknüpften Objekten verwenden?

Das kommt auf den Typ an. Deal-Einzelposten werden unterstützt – andere verknüpfte Objekte (z. B. mit einem Kontakt verknüpfte Unternehmen) nicht. PDF CreateMate greift nur auf Eigenschaften des HubSpot-Objekts zu, für das das Dokument generiert wird (Kontakt, Deal, Unternehmen usw.); andere verknüpfte Objekte werden nicht automatisch abgerufen oder sind nicht in Vorlagen verfügbar.

Für Deal-basierte Dokumente kannst du den Platzhalter {{pdf_createmate_line_items}} verwenden, um eine formatierte Tabelle aller Artikel einzufügen (Word-, Google Docs- und HTML-Format).

Workaround für andere verknüpfte Objekte: Nutze HubSpot-Workflows, um Daten verknüpfter Objekte vor der Generierung in Custom Eigenschaften des Primärobjekts zu kopieren.

Wie kann ich Objekteigenschaften synchronisieren?

Eigenschaften werden automatisch synchronisiert, wenn Dokumente generiert werden. Für Echtzeit-Synchronisierung:

1. Stelle sicher, dass deine HubSpot-Verbindung aktiv ist
2. Eigenschaftswerte werden zum Zeitpunkt der Generierung abgerufen
3. Alle Aktualisierungen in HubSpot erscheinen in nachfolgenden Generierungen

Automatisierung

Können PDFs automatisch erstellt und basierend auf einem Auslöser gesendet werden?

Ja! Verwende HubSpot-Workflows, um:

1. PDF-Generierung bei jedem HubSpot-Ereignis auszulösen
2. Das PDF im Datensatz zu speichern
3. Es per E-Mail über Workflow-Aktionen zu senden

Siehe Workflow-Aktionen für Einrichtungsdetails.

Können wir PDFs nach einem automatisierten Zeitplan erstellen?

Obwohl PDF CreateMate keine integrierte Planung hat, kannst du dies erreichen mit:

1. HubSpot-Workflows: Auslösung basierend auf Datumseigenschaften
2. HubSpot Operations Hub: Verwendung benutzerdefinierter Code-Aktionen für Planung
3. Drittanbieter-Automatisierung: Verbindung über Zapier oder Make

Warum wird meine Vorlage nicht in der Vorlagenliste des Workflows angezeigt?

Wenn das Dropdown Vorlage auswählen in der PDF-CreateMate-Workflow-Aktion leer ist oder deine Vorlage fehlt, liegt es fast immer an einem von zwei Punkten.

1. Die Vorlage ist noch nicht veröffentlicht

Nur veröffentlichte Vorlagen erscheinen in der Liste. Um eine Vorlage zu veröffentlichen, musst du zuerst einen Test freigeben:

1. Öffne die Vorlage und gehe zum Schritt Test
2. Gib eine HubSpot-Datensatz-ID ein und klicke auf Generieren — das PDF wird auf deinen Computer heruntergeladen
3. Öffne die heruntergeladene Datei und prüfe, ob alles korrekt aussieht
4. Klicke auf derselben Seite unter „Wie sieht das Dokument aus?" auf Sieht großartig aus!
5. Veröffentlichen steht nun zur Verfügung

2. Der Objekttyp des Workflows passt nicht zur Vorlage

Jede Vorlage ist für einen bestimmten HubSpot-Datensatztyp erstellt, und das Dropdown zeigt nur Vorlagen, die zum Objekttyp des Workflows passen. Eine Kontakt-Vorlage erscheint nicht in einem Deal-Workflow und umgekehrt.

PDF CreateMate unterstützt Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte. Andere Datensatztypen — zum Beispiel Umfrageantworten — werden nicht unterstützt, sodass keine Vorlage passen kann und die Liste leer bleibt.

Wenn du ein Dokument aus einem nicht unterstützten Datensatztyp erzeugen möchtest, kannst du zwei Workflows verketten: Der erste Workflow aktualisiert eine Eigenschaft des verknüpften Kontakts, und diese Änderung löst einen kontaktbasierten Workflow mit der PDF-CreateMate-Aktion aus.

Signaturen

Welche Art von Signatur verwendet PDF CreateMate?

PDF CreateMate verwendet elektronische Signaturen, die:

• In den meisten Rechtsordnungen rechtsverbindlich sind
• Mit Zeitstempel versehen und nachverfolgt werden
• Mit dem Dokument gespeichert werden

Für zertifizierte digitale Signaturen mit höheren rechtlichen Anforderungen konsultiere dein Compliance-Team.

Wie viele Personen können ein Dokument unterzeichnen?

PDF CreateMate unterstützt bis zu zwei Unterzeichner pro Dokument:

• Hauptunterzeichner – der primäre Empfänger, der den Signatur-Link erhält
• Gegenpartei-Unterzeichner – ein optionaler zweiter Unterzeichner (z.B. ein Teammitglied, das gegensigniert)

Jeder Unterzeichner erhält seinen eigenen Signatur-Link. Aktiviere Gegenpartei-Signatur in den Vorlageneinstellungen, um einen zweiten Unterzeichner hinzuzufügen.

Siehe Dokumente signieren für Details.

Einschränkungen

Gibt es ein Limit für Eigenschaften pro Vorlage?

Es gibt kein hartes Limit für Eigenschaften. Für optimale Leistung jedoch:

• Halte Vorlagen fokussiert (vermeide Hunderte von Eigenschaften)
• Verwende nur Eigenschaften, die du benötigst
• Komplexe Templates können länger zum Generieren brauchen

Kann ich mehrere PDFs zusammenführen?

Das Zusammenführen von PDFs innerhalb einer einzelnen Generierung wird derzeit nicht unterstützt. Alternativen:

• Inhalte in einer Vorlage kombinieren
• Mehrseitige Templates verwenden
• PDFs extern nach der Generierung zusammenführen

Kann ich HubSpot-Dashboards oder -Berichte als PDFs exportieren?

PDF CreateMate generiert Dokumente aus Datensatzdaten, nicht aus Dashboards. Für Dashboard-Exporte:

• Verwende HubSpots integrierte Exportfunktionen
• Erwäge Drittanbieter-Reporting-Tools

Kann ich Formularübermittlungen als PDFs exportieren?

Formularübermittlungsdaten können in PDFs umgewandelt werden:

1. Formularübermittlungen erstellen/aktualisieren HubSpot-Kontakte
2. Verwende Workflow-Auslöser bei Formularübermittlung
3. Generiere PDF aus dem Kontaktdatensatz

Andere Fragen

Funktioniert PDF CreateMate mit anderen Tools als HubSpot?

Derzeit ist PDF CreateMate speziell für HubSpot entwickelt. Wir konzentrieren uns auf tiefe HubSpot-Integration statt auf breite Plattformunterstützung.

Kann ich Google Docs anstelle von Word verwenden?

Ja: Importiere Google Docs über den Template-Builder (öffentlicher Link oder Freigabe für das Servicekonto). Das Dokument wird beim Import zu .docx konvertiert. Google Sheets/Slides werden nicht unterstützt. Alternativ kannst du HTML einfügen/hochladen.