Speichertyp | PDF CreateMate

Jede Vorlage schreibt ihr fertiges Dokument in eine HubSpot-Eigenschaft. Der Speichertyp entscheidet, was in dieser Eigenschaft steht: ein Link zum Dokument oder HubSpots Dateiverweis darauf.

Bei beiden Optionen wird das Dokument in deinen HubSpot-Dateimanager hochgeladen. Der Unterschied liegt allein im Wert, der am Datensatz landet — und genau dieser Unterschied entscheidet, ob die Eigenschaft in einer HubSpot-E-Mail brauchbar ist.

Wo du ihn findest

Öffne im Template-Builder den Schritt Einstellungen und suche die Karte HubSpot-Integration. Zwei Felder greifen ineinander:

Feld	Worüber es entscheidet
HubSpot Speicher-Eigenschaft	Welche Eigenschaft am Datensatz das Dokument erhält
Speichertyp	Was in dieser Eigenschaft steht — ein Link oder eine Datei

Die Speicher-Eigenschaft kann nach Abschluss der HubSpot-Konfiguration nicht mehr geändert werden. Wähle sie, bevor du die Vorlage veröffentlichst.

Die zwei Optionen

Link (URL)

Speichert den Link zum Dokument in der Eigenschaft. Wähle das, wenn die Eigenschaft in E-Mails oder Workflows verwendet wird.

Die Eigenschaft enthält die URL des Dokuments. Alles, was die Eigenschaft ausliest, bekommt einen Link: Ein Personalisierungstoken in einer E-Mail druckt einen anklickbaren Link, ein Workflow kann ihn weiterreichen, und wer den Datensatz ansieht, gelangt mit einem Klick zum Dokument.

Dateianhang

Speichert das Dokument als Datei an der Eigenschaft. In E-Mails zeigt ein Personalisierungstoken dieser Eigenschaft eine Dateinummer statt eines Links.

Die Eigenschaft enthält HubSpots eigenen Verweis auf die Datei. Am Datensatz erkennt HubSpot diesen Verweis und stellt ihn als Datei dar, die du anklicken und herunterladen kannst — deshalb sieht diese Option richtig aus, wenn du den Datensatz prüfst.

Überall sonst ist die Eigenschaft genau dieser Verweis: eine lange Zahl. Nichts außerhalb der Datensatzansicht macht daraus wieder einen Link.

Warum das in E-Mails zählt

Verwendet eine HubSpot-E-Mail ein Personalisierungstoken für eine Eigenschaft, die als Dateianhang gespeichert ist, sehen die Empfänger eine lange Zahl statt des Download-Links. Die E-Mail wird erfolgreich versendet, HubSpot meldet nichts, und der Fehler ist nur für die Empfänger sichtbar.

Das ist kein hypothetischer Fall. Es ist der teuerste Fehler, den wir sehen: Ein Kunde hat Zertifikate aus einer als Dateianhang gespeicherten Eigenschaft verschickt, und jeder Empfänger bekam eine Zahlenreihe statt seines Zertifikats.

Die Regel ist einfach:

Wird die Eigenschaft jemals von einer E-Mail, einem Workflow oder irgendetwas anderem als einem Menschen vor dem Datensatz gelesen, wähle Link (URL).

Dateianhang ist nur dann die richtige Wahl, wenn die Datensatzansicht der einzige Ort ist, an dem das Dokument je gelesen wird.

Du willst …	Speichertyp
Das Dokument in einer HubSpot-Marketing- oder -Vertriebs-E-Mail versenden	Link (URL)
Das Dokument in einem Workflow weiterreichen	Link (URL)
Am Datensatz einen anklickbaren Link zeigen	Link (URL)
Das Dokument am Datensatz als Datei darstellen, und sonst nirgends	Dateianhang

Im Zweifel wähle Link (URL). Das ist die Voreinstellung, funktioniert am Datensatz und ist die einzige Option, die es übersteht, später anderswo verwendet zu werden.

Eine Vorlage korrigieren, die den falschen Typ nutzt

Eine Änderung am Speichertyp wirkt sich auf danach generierte Dokumente aus. Bereits an Datensätze geschriebene Dokumente behalten den Wert, den sie bekommen haben.

Öffne die Vorlage, gehe zum Schritt Einstellungen und setze den Speichertyp auf Link (URL).
Generiere die betroffenen Dokumente neu — siehe Dokumente neu generieren.
Prüfe einen Datensatz und eine E-Mail, bevor du etwas in großer Menge versendest.

Die Speicher-Eigenschaft wählen

Als Speicher-Eigenschaft lassen sich ausschließlich Datei-Eigenschaften wählen. PDF CreateMate listet die Datei-Eigenschaften des Objekttyps der Vorlage und sonst nichts — eine Eigenschaft, die nicht in der Liste auftaucht, ist keine Datei-Eigenschaft.

Das gilt für beide Speichertypen. Auch Link (URL) schreibt in eine Datei-Eigenschaft — es schreibt den Link als deren Wert.

Gibt es keine passende Eigenschaft, lege eine an, ohne den Builder zu verlassen: Klicke unter der Auswahl auf Dateieigenschaft erstellen. Felder und Namensregeln stehen unter HubSpot-Eigenschaften erstellen.

Eigenschaften gehören zu genau einem Objekttyp. Eine für Kontakte erstellte Datei-Eigenschaft steht einer Deal-Vorlage nicht zur Verfügung - jeder Objekttyp braucht seine eigene.

Speichertyp Neu