Workflows (Veraltet) Veraltet

Diese Dokumentation wird für Benutzer mit bestehenden Workflows aufbewahrt, die die Legacy-Property-basierte Trigger-Methode verwenden.

Wie es funktioniert

Die Legacy-Methode verwendet zwei HubSpot-Properties, um die Dokumentengenerierung auszulösen:

• generate_pdf_for_template — auf die Template-UUID(s) setzen, um die Generierung anzufordern.
• pdf_generated_for_template — wird nach der Generierung befüllt, um Duplikate zu verhindern.

Wenn sich generate_pdf_for_template ändert, empfängt PDF CreateMate einen HubSpot-Webhook und reiht für alle dort genannten Templates, die noch nicht in pdf_generated_for_template stehen, eine Dokumentgenerierung ein.

Einrichtungsschritte

1. Füge sicherheitshalber die Property generate_pdf_for_template auf dem Objekt hinzu (wird bei der PDF CreateMate Einrichtung erstellt).
2. Erstelle in HubSpot einen Workflow, der generate_pdf_for_template auf eine oder mehrere Template-UUIDs setzt (mit Semikolon getrennt).
3. Optional: Aktiviere Re-enrollment, falls bei erneuter Property-Änderung erneut generiert werden soll.

Bildbeschreibung

Der Workflow-Trigger-Bildschirm zeigt:
- Die "Contact Enrollment Trigger"-Schaltfläche oben im Workflow
- Verfügbare Trigger-Optionen (Property-Änderungen, Formularübermittlungen, etc.)
- Filterkriterienkonfigurationsoptionen
- "Filter anwenden"-Schaltfläche zur Bestätigung der Auswahl

3. Aktiviere optional den Re-enrollment-Toggle, wenn der Workflow erneut ausgelöst werden soll, wenn die Kriterien wieder erfüllt sind.

Bildbeschreibung

Der Re-enrollment-Bereich zeigt:
- Einen Toggle-Schalter zum Aktivieren von Re-enrollment
- Optionen zur Auswahl, welche Trigger-Kriterien Re-enrollment erlauben sollen
- Erklärender Text darüber, wie Re-enrollment funktioniert

4. Speichere den Workflow und schalte ihn in HubSpot ein. Halte die PDF CreateMate HubSpot-Verbindung aktiv; sonst werden Webhooks ignoriert.

Workflow testen

1. Öffne einen beliebigen Kontakt in deinem HubSpot-Konto.
2. Setze generate_pdf_for_template auf die Template-UUID (oder mehrere UUIDs, getrennt durch ;). Lösche oder aktualisiere den Wert, um erneut zu generieren.

Bildbeschreibung

Der Kontaktdatensatz-Bildschirm zeigt:
- Das Property-Feld wird bearbeitet
- Ein Dropdown oder Eingabefeld zum Auswählen/Eingeben des Trigger-Werts
- Die "Speichern"-Schaltfläche zum Übernehmen der Änderungen

• Diese Aktion aktiviert den Workflow und veranlasst PDF CreateMate, ein Dokument für den Datensatz zu generieren.
• Nach der Generierung wird pdf_generated_for_template um die Template-UUID ergänzt. Der Dokumentlink wird in der File-Property gespeichert, die du für dieses Template konfiguriert hast.

Bildbeschreibung

Der Kontaktdatensatz zeigt:
- Die File-Property, die den generierten Dokumentenlink enthält
- Eine anklickbare URL zum Zugriff auf das Dokument
- Den Zeitstempel, wann das Dokument generiert wurde

Migration zu Workflow Actions

Wir empfehlen die Migration zu Workflow Actions für:

• Bessere Zuverlässigkeit und Fehlerbehandlung
• Einfachere Einrichtung und Konfiguration
• Native HubSpot-Integration
• Laufende Unterstützung und Updates