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Dokumentenverwaltung

Google Drive Cloud Sync Neu

Speichere deine generierten Dokumente automatisch in Google Drive. Wenn Cloud Sync für ein Template aktiviert ist, wird jedes PDF, das du generierst, in deinen ausgewählten Shared Drive-Ordner hochgeladen.

Cloud Sync erfordert einen Google Workspace Shared Drive, der mit der Dienstkonto-E-Mail aus den Cloud Sync-Einstellungen deines Templates geteilt ist.
"Kreditkosten: Wenn du Cloud Sync aktivierst, werden bei jeder Dokumentgenerierung 10 Credits zusätzlich berechnet. Weitere Informationen findest du unter Pläne & Credits."

Warum Cloud Sync verwenden?

  • Automatisches Backup: Jedes generierte Dokument wird ohne manuelle Downloads in Google Drive gespeichert
  • Teamzugriff: Teile den Shared Drive-Ordner mit deinem Team für einfache Zusammenarbeit
  • Organisierte Speicherung: Dokumente werden automatisch nach Datum oder HubSpot-Datensatz organisiert
  • Externe Freigabe: Teile Drive-Ordner einfach mit Kunden oder Partnern außerhalb von HubSpot

Voraussetzungen

Stelle vor der Einrichtung von Cloud Sync sicher, dass du hast:

  1. Google Workspace-Konto mit Zugriff auf Shared Drives
  2. Shared Drive-Ordner, in dem Dokumente gespeichert werden
  3. Berechtigung zum Teilen des Ordners mit externen Nutzern
Persönliche Google-Konten (gmail.com) haben keinen Zugriff auf Shared Drives. Du benötigst ein Google Workspace (Business)-Konto.

Cloud Sync einrichten

Schritt 1: Template-Einstellungen öffnen

  1. Gehe zu Templates in PDF CreateMate
  2. Klicke auf das Template, das du konfigurieren möchtest
  3. Finde den Abschnitt Cloud Sync in den Template-Einstellungen

Schritt 2: Cloud Sync aktivieren

  1. Schalte Cloud Sync aktivieren ein
  2. Kopiere die angezeigte Dienstkonto-E-Mail: google-drive@pdf-createmate-484707.iam.gserviceaccount.com

Schritt 3: Ordner freigeben

  1. Öffne Google Drive in deinem Browser
  2. Navigiere zu deinem Shared Drive
  3. Rechtsklicke auf den Ordner, in dem du Dokumente speichern möchtest
  4. Klicke auf Teilen > Teilen
  5. Füge die Dienstkonto-E-Mail ein
  6. Setze die Berechtigung auf Content Manager oder Bearbeiter (Bearbeiter ist zum Hochladen erforderlich)
  7. Klicke auf Senden
An Dienstkonten wird keine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet. Die Freigabe erfolgt lautlos.

Schritt 4: Verbindung konfigurieren

  1. Kopiere die Ordner-URL aus der Adressleiste deines Browsers
    • Beispiel: https://drive.google.com/drive/folders/1ABC123xyz...
  2. Füge die URL in das Feld Shared Drive-Ordner-URL ein
  3. Klicke auf Validieren, um die Verbindung zu überprüfen
  4. Bei Erfolg siehst du ein grünes Häkchen

Schritt 5: Ordnerstruktur wählen

Flach:

Template Name/
└── document.pdf

Jahr/Monat:

Template Name/
└── 2026/
    └── 03/
        └── document.pdf

Jahr/Monat + Nach Objekt gruppieren:

Template Name/
└── 2026/
    └── 03/
        └── 12345678/    (HubSpot-Datensatz-ID)
            └── document.pdf

Schritt 6: Einstellungen speichern

Klicke auf Speichern, um deine Cloud Sync-Konfiguration anzuwenden. Neue Dokumente, die aus diesem Template generiert werden, werden automatisch in Google Drive hochgeladen.

Wie es funktioniert

Wenn du ein Dokument mit aktiviertem Cloud Sync generierst:

  1. Das PDF wird wie üblich erstellt und in HubSpot gespeichert
  2. PDF CreateMate lädt eine Kopie in deinen Google Drive-Ordner hoch
  3. Unterordner werden automatisch basierend auf deinen Struktureinstellungen erstellt
  4. Das Dokument erscheint innerhalb von Sekunden in Drive
Dokumente werden weiterhin in HubSpot gespeichert. Cloud Sync erstellt eine zusätzliche Kopie in Google Drive.

Beispiele für Ordnerorganisation

Flache Struktur

Am besten für Templates mit geringem Volumen oder wenn du keine Datumsorganisation benötigst.

Shared Drive/
└── Invoice Template/
    ├── Invoice-001.pdf
    ├── Invoice-002.pdf
    └── Invoice-003.pdf

Jahr/Monat-Struktur

Am besten für Templates mit hohem Volumen, bei denen du Dokumente nach Erstellungsdatum organisieren möchtest.

Shared Drive/
└── Invoice Template/
    └── 2026/
        ├── 01/
        │   ├── Invoice-001.pdf
        │   └── Invoice-002.pdf
        └── 02/
            └── Invoice-003.pdf

Jahr/Monat mit Objektgruppierung

Am besten, wenn du mehrere Dokumente pro HubSpot-Datensatz generierst und sie zusammen gruppieren möchtest.

Shared Drive/
└── Contract Template/
    └── 2026/
        └── 01/
            ├── 98765432/
            │   ├── Contract-Draft.pdf
            │   └── Contract-Final.pdf
            └── 12345678/
                └── Contract-Draft.pdf

Cloud Sync verwalten

Einstellungen ändern

Du kannst Cloud Sync-Einstellungen jederzeit aktualisieren:

  1. Öffne das Template
  2. Ändere die Ordner-URL, Struktur oder Gruppierungsoptionen
  3. Klicke auf Speichern

Änderungen gelten nur für zukünftige Dokumente. Bestehende Dokumente bleiben dort, wo sie hochgeladen wurden.

Cloud Sync deaktivieren

  1. Öffne die Template-Einstellungen
  2. Schalte Cloud Sync aktivieren aus
  3. Klicke auf Speichern

Dokumente, die bereits in Google Drive sind, bleiben dort. Nur zukünftige Dokumente werden nicht mehr hochgeladen.

Ordner wechseln

Um mit einem anderen Ordner zu synchronisieren:

  1. Teile den neuen Ordner mit dem Dienstkonto (siehe Schritt 3)
  2. Aktualisiere die Ordner-URL in den Template-Einstellungen
  3. Validiere den Zugriff und speichere

Fehlerbehebung

"Zugriff verweigert"-Fehler

Problem: PDF CreateMate kann nicht auf deinen Google Drive-Ordner zugreifen.

Lösungen:

  1. Überprüfe, dass der Ordner in einem Shared Drive, nicht in Meine Ablage ist
  2. Prüfe, dass du den Ordner mit der exakten Dienstkonto-E-Mail geteilt hast: google-drive@pdf-createmate-484707.iam.gserviceaccount.com
  3. Stelle sicher, dass die Berechtigung auf Bearbeiter, nicht Betrachter gesetzt ist
  4. Versuche, das Dienstkonto aus dem Ordner zu entfernen und erneut hinzuzufügen

"Ungültige URL"-Fehler

Problem: Die Ordner-URL wird nicht erkannt.

Lösungen:

  • Verwende die URL aus der Adressleiste deines Browsers beim Anzeigen des Ordners
  • Die URL sollte drive.google.com/drive/folders/ enthalten
  • Stelle sicher, dass der Ordner in einem Shared Drive ist

"Ordner nicht gefunden"-Fehler

Problem: Die Ordner-URL ist gültig, aber auf den Ordner kann nicht zugegriffen werden.

Lösungen:

  1. Überprüfe, dass der Ordner noch existiert und nicht gelöscht wurde
  2. Prüfe, dass der Shared Drive nicht entfernt wurde
  3. Teile den Ordner erneut mit dem Dienstkonto

Dokumente erscheinen nicht in Drive

Problem: Cloud Sync ist aktiviert, aber Dokumente erscheinen nicht.

Lösungen:

  1. Warte ein paar Sekunden - Upload erfolgt asynchron
  2. Prüfe, dass Cloud Sync in den Template-Einstellungen als aktiviert angezeigt wird
  3. Überprüfe, dass die Validierungsprüfung bestanden wurde (grünes Häkchen)
  4. Schaue im richtigen Unterordner basierend auf deinen Struktureinstellungen

"Nur Shared Drive"-Nachricht

Problem: Du versuchst, einen regulären Google Drive-Ordner zu verwenden.

Lösungen:

  • Cloud Sync funktioniert nur mit Shared Drives (Google Workspace-Funktion)
  • Erstelle einen Shared Drive oder verwende einen vorhandenen
  • Verschiebe oder kopiere den Ordner in einen Shared Drive
Shared Drives sind anders als freigegebene Ordner. Shared Drives sind eine Google Workspace-Funktion für Team-Dateispeicherung. Freigegebene Ordner sind reguläre Ordner, die mit bestimmten Personen geteilt wurden.

Häufig gestellte Fragen

F: Warum werden nur Shared Drives unterstützt? A: Dienstkonten haben ein begrenztes Speicherkontingent in regulärem Google Drive (Meine Ablage). Shared Drives haben diese Beschränkung nicht und ermöglichen unbegrenzte Dokument-Uploads.

F: Kann ich Cloud Sync mit mehreren Templates verwenden? A: Ja, jedes Template kann eigene Cloud Sync-Einstellungen haben. Du kannst denselben Ordner oder verschiedene Ordner für jedes Template verwenden.

F: Beeinflusst Cloud Sync die Dokumentengenerierungsgeschwindigkeit? A: Nein. Dokumente werden im Hintergrund nach Abschluss der Generierung hochgeladen. Du wirst keine Verzögerung bemerken.

F: Was passiert, wenn Google Drive vorübergehend nicht verfügbar ist? A: Das Dokument wird weiterhin in HubSpot gespeichert. Fehlgeschlagene Uploads werden automatisch wiederholt.

F: Kann ich mit mehreren Google Drive-Ordnern synchronisieren? A: Derzeit kann jedes Template mit einem Ordner synchronisieren. Wenn du Dokumente an mehreren Orten benötigst, erwäge die Verwendung von Google Drives Ordnerfreigabe oder Verknüpfungen.

F: Werden Dokumente beim Regenerieren synchronisiert? A: Ja. Regenerierte Dokumente werden nach denselben Ordnerstrukturregeln in Google Drive hochgeladen.

F: Kann mein Team die synchronisierten Dokumente sehen? A: Ja, wenn sie Zugriff auf den Shared Drive haben. Teile den Shared Drive mit Teammitgliedern über die normalen Freigabeeinstellungen von Google Drive.

F: Welches Dateiformat wird hochgeladen? A: Dasselbe Format, das du generierst - typischerweise PDF. Die in Google Drive hochgeladene Datei entspricht dem in HubSpot gespeicherten Dokument.

Tipps

  • Verwende aussagekräftige Ordnernamen: Benenne deine Template-Ordner klar, damit Dokumente leicht zu finden sind
  • Erwäge Datumsstruktur für Volumen: Templates mit hohem Volumen profitieren von Jahr/Monat-Organisation
  • Aktiviere Objektgruppierung für verwandte Dokumente: Wenn du mehrere Dokumente pro Deal oder Kontakt generierst, hält die Gruppierung sie zusammen
  • Teile den Shared Drive: Gib deinem Team Zugriff auf den gesamten Shared Drive statt auf einzelne Ordner für einfacheres Management
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