Dokumentenverwaltung
Speicherung
Verstehe, wie PDF CreateMate generierte Dokumente speichert und wie du Speicherorte, Versionierung und Dokumentersetzung verwaltest.
Wo PDFs gespeichert werden
Generierte PDFs werden direkt in deinem HubSpot-Konto gespeichert:
- Die Datei-URL wird in die von dir gewählte Dateieigenschaft des HubSpot-Datensatzes (Kontakt/Unternehmen/Deal/Ticket) geschrieben
- Dateien werden in HubSpot Files hochgeladen
Speicherort
Standardmäßig werden PDFs gespeichert:
- Am Datensatz: Die Datei-URL wird in der gewählten HubSpot-Dateieigenschaft des Kontakts, Unternehmens, Deals oder Tickets gespeichert
- In HubSpot-Dateien: Zugänglich über Dateien > Dokumente
Ablageverhalten
- Anhängen vs. Ersetzen: Wenn beim Template Dateien anhängen aktiviert ist, werden neue URLs der Dateieigenschaft hinzugefügt (durch Semikolon getrennt). Andernfalls wird der Wert durch die neueste URL ersetzt.
- HubSpot-Ordner: Dateien werden in HubSpot Files hochgeladen; die Ordnerauswahl wird durch HubSpot-Standards gesteuert. PDF CreateMate setzt keine ordnerspezifischen Einstellungen pro Template.
Verhalten bei Neugenerierung
Wenn du für denselben Datensatz neu generierst, wird der bestehende Dokumenteintrag wiederverwendet und seine Datei-URL aktualisiert (oder angehängt, falls aktiviert). Es gibt keinen separaten Versions-/Ersetzen-Schalter.
Dokumente verwalten
Generierte PDFs finden
Finde deine Dokumente:
- Von HubSpot: Datensatz öffnen → die Dateieigenschaft mit dem generierten Dokumentlink aufrufen
- Von Dateien: HubSpot-Dateien > Dokumente > Nach Name suchen
- Von PDF CreateMate: Templates → Generierungen anzeigen
Dokumente löschen
Unerwünschte PDFs entfernen:
- Öffne den Datensatz in HubSpot
- Finde den Dokumentanhang
- Klicke auf die Löschen-Option
- Bestätige das Löschen
Oder von HubSpot-Dateien:
- Gehe zu Dateien > Dokumente
- Finde das PDF
- Löschen
Speichergrenzen
HubSpot-Speicher
Dein Speicher hängt von deinem HubSpot-Plan ab:
| HubSpot-Plan | Dateispeicher |
|---|---|
| Free | Begrenzter Speicher |
| Starter | Erweiterter Speicher |
| Professional | Großzügige Speichergrenzen |
| Enterprise | Große Speicherkapazität |
Aktuelle Speicherdetails findest du in deinem HubSpot-Plan.
PDF CreateMate
PDF CreateMate setzt keine zusätzlichen Speichergrenzen. Deine Dokumente werden auf den HubSpot-Speicher angerechnet.
Speicher optimieren
Wenn du dich den Grenzen näherst:
- Archiviere alte Dokumente extern
- Lösche doppelte Versionen
- Komprimiere große PDFs vor dem Upload
- Erweitere den HubSpot-Speicher bei Bedarf
Überlegungen zu Backups
HubSpot-Backup
In HubSpot gespeicherte PDFs profitieren von HubSpots Backup-Systemen. Erwäge jedoch:
- Regelmäßiges Exportieren wichtiger Dokumente
- Lokale Kopien kritischer Templates aufbewahren
- HubSpots Datenexport-Funktionen nutzen
Externes Backup
Für zusätzliche Sicherheit:
- Lade wichtige PDFs in lokalen Speicher herunter
- Nutze Cloud-Backup-Dienste
- Implementiere automatisierte Backup-Workflows