Zustand der HubSpot-Verbindung Neu

Alles, was PDF CreateMate tut, geschieht in deinem HubSpot-Portal: den Datensatz lesen, die Datei hochladen und die Datei in eine Eigenschaft schreiben. Für jeden dieser Schritte wird eine Berechtigung angefragt, und dein Portal hat beim Verbinden der App entschieden, welche davon es erteilt.

Die Karte Zustand der HubSpot-Verbindung in den Einstellungen zeigt dir, welche dieser Berechtigungen dein Portal tatsächlich erteilt hat. So siehst du die Lücke, statt zu raten.

Die Karte zeigt, was dein Portal erteilt hat. Sie sagt nicht voraus, was eine fehlende Berechtigung kaputt macht: HubSpot erlaubt oft mehr, als die erteilten Berechtigungen vermuten lassen. Eine als nicht erteilt aufgeführte Berechtigung ist also eine Lücke, die du schließen solltest — und kein Beleg dafür, dass bereits etwas fehlgeschlagen ist. Die einzige Ausnahme ist Eigenschaften erstellen, siehe unten.

Was die Karte zeigt

Ganz oben die Verbindung selbst:

• Portal-ID — das HubSpot-Portal, mit dem PDF CreateMate verbunden ist. Lohnt sich als Erstes zu prüfen, wenn Dokumente irgendwo landen, wo du sie nicht erwartest.
• Verbunden von — die Person, mit deren HubSpot-Login die App autorisiert wurde. Es sind ihre Berechtigungen, nicht die der Organisation.
• Verbunden am — wann diese Autorisierung stattgefunden hat.
• Verbindung — Aktiv oder Nicht aktiv.

Darunter eine Zeile je Funktion, auf die du angewiesen bist:

Jede Zeile trägt einen Status:

Eine Zeile lesen, die Aufmerksamkeit braucht

Eine Zeile, die nicht Erteilt anzeigt, klappt zwei Dinge auf: was dein Portal nicht erteilt hat und wonach du in HubSpot suchen musst.

Bei einem Datensatztyp zum Beispiel:

• Datensätze lesen — dein Portal hat PDF CreateMate keine Berechtigung zum Lesen dieser Datensätze erteilt.
• Datensätze aktualisieren — dein Portal hat PDF CreateMate keine Berechtigung zum Aktualisieren dieser Datensätze erteilt.
• Eigenschaften erstellen — das Veröffentlichen einer Vorlage schlägt fehl: HubSpot lässt die Eigenschaft nicht anlegen, in der das Dokument abgelegt wird.

Eigenschaften erstellen ist die einzige Zeile, die eine Folge nennt, weil sie die einzige ist, die wir nachstellen können: Ohne sie lehnt HubSpot die Anfrage rundweg ab, und eine Vorlage lässt sich nicht veröffentlichen. Die übrigen Zeilen nennen die Berechtigung und belassen es dabei. Fehlt einer Zeile Eigenschaften erstellen zusammen mit einer weiteren Berechtigung, siehst du diesen Satz — die zitierten Zeilen darunter führen weiterhin jede Berechtigung auf, die du anhaken musst.

Unter In HubSpot: steht HubSpots eigene Formulierung für jede fehlende Berechtigung, Wort für Wort — zum Beispiel „Kontakte erstellen, löschen oder ändern." Das ist wichtig, weil HubSpots Autorisierungsbildschirm die Berechtigungen genau mit diesen Beschreibungen auflistet und nicht mit einem technischen Namen. Nimm die Zeile aus der Karte, suche dieselbe Zeile auf dem Autorisierungsbildschirm und hake sie an.

Datensatztypen, die dein Portal nicht nutzen kann

Manche Datensatztypen stehen nur zur Verfügung, wenn dein Portal eine optionale Berechtigung dafür erteilt hat. Ohne sie erscheint der Datensatztyp in PDF CreateMate überhaupt nicht — es gibt also nichts anzuklicken und nichts, was du in der App beheben könntest.

Die Karte nennt diese Datensatztypen in einem eigenen Hinweis. Warum die Berechtigung auf HubSpots Autorisierungsbildschirm ausgegraut sein kann und was dann zu tun ist, steht unter Objekt fehlt oder Berechtigung gesperrt.

Erneut prüfen

Das Öffnen der Einstellungen ruft HubSpot nicht auf. Die Antwort wurde festgehalten, als dein Portal die App zuletzt autorisiert hat — das ist der einzige Moment, in dem sie sich ändern kann.

Erneut prüfen liest die Berechtigungen auf Zuruf neu aus HubSpot aus. Nutze die Schaltfläche direkt nach einem erneuten Verbinden oder wenn du sicher sein willst, dass die Karte dir keine veraltete Antwort zeigt.

Kann PDF CreateMate HubSpot nicht erreichen, sagt die Karte das, statt Berechtigungen aufzulisten. Diese Meldung bedeutet, dass die Prüfung nicht stattgefunden hat — sie bedeutet nicht, dass eine Berechtigung fehlt. Versuche es in ein paar Minuten erneut.

Wer sie sieht, wer sie beheben kann

Jedes Mitglied deiner Organisation sieht die Karte. Wer bemerkt, dass keine Dokumente mehr ankommen, ist meist nicht der Inhaber der Organisation — und sollte kein Support-Ticket brauchen, um den Grund zu erfahren.

Das erneute Verbinden ist eine andere Sache: Das kann nur der Inhaber der Organisation. Bist du nicht der Inhaber, weist dich die Karte darauf hin, ihn zu bitten.

Eine fehlende Berechtigung beheben

1. Notiere dir in den Einstellungen die Berechtigungen, die die Karte unter In HubSpot: auflistet.
2. Klicke auf HubSpot-App neu installieren, während du in HubSpot als Super-Admin angemeldet bist.
3. Bestätige auf HubSpots Autorisierungsbildschirm alle Berechtigungen — auch die optionalen. Die Zeilen aus Schritt 1 sind die, die beim letzten Mal nicht angehakt waren.
4. Schließe die Verbindung ab. Die Karte aktualisiert sich, sobald du zurückkehrst.
5. Sieht danach noch etwas falsch aus, klicke auf Erneut prüfen.

Der Rest des HubSpot-Bereichs

Zwei weitere Aktionen liegen auf derselben Einstellungsseite:

• HubSpot-App neu installieren — führt die HubSpot-Autorisierung für das bereits verbundene Portal erneut aus. So erteilst du eine zuvor abgelehnte Berechtigung, und das ist die Lösung für fast alles, was die Karte meldet.
• Trennen — entfernt die Verbindung vollständig. Vorlagen bleiben erhalten, aber es kann nichts mehr generiert werden, bis du dich wieder verbindest. Zur Bestätigung musst du DISCONNECT eintippen.

In aller Regel willst du neu installieren. Trennen ist für den Wechsel auf ein anderes Portal oder das endgültige Beenden gedacht.

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