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Signaturen

Signierbares Template erstellen

PDF CreateMate ermöglicht es dir, signierbare Templates zu erstellen, wodurch es einfach ist, E-Signaturen zu generierten Dokumenten hinzuzufügen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Verträge, Vereinbarungen und andere Dokumente, die Kundensignaturen erfordern.

Die Signaturimplementierung unterscheidet sich je nach Template-Typ. HTML- und Word-Templates verwenden Signatur-Platzhalter ({{pdf_createmate_signature}}), während PDF-Templates eine visuelle Positionsauswahl verwenden, bei der du Signaturbereiche in der PDF-Vorschau per Klick auswählst.

Signatur-Platzhalter (HTML & Word Templates)

Für HTML- und Word (.docx) Templates füge diese Platzhalter in deinen Template-Inhalt ein:

Signatur

{{pdf_createmate_signature}}

Signaturdatum

{{pdf_createmate_signature_date}}

Für Gegenpartei-Signaturen (zweiter Unterzeichner):

Gegenpartei-Signatur

{{pdf_createmate_counterparty_signature}}

Gegenpartei-Signaturdatum

{{pdf_createmate_counterparty_signature_date}}

Signaturpositionen (PDF-Templates)

Signaturbereich auswählen - Klicken und ziehen zum Positionieren von Signaturen auf PDF
Bildbeschreibung
Der Signaturbereich-Auswahl-Dialog zeigt:
- Ein Modal-Overlay auf der PDF-Formulare-Builder-Seite
- Eine PDF-Dokument-Vorschau mit einem Skeleton-Formular-Layout
- Ein blau hervorgehobenes Rechteck, das den ausgewählten Signaturbereich markiert
- Seitennavigationssteuerungen (vorherige/nächste) mit aktuellem Seitenindikator
- Eine „Klicken und ziehen zum Auswählen des Signaturbereichs"-Anweisung in der Symbolleiste
- Footer zeigt „Signaturbereich auf Seite 1 ausgewählt" mit Abbrechen- und Position-speichern-Buttons

Für PDF-Templates werden Signaturen mithilfe einer visuellen Positionsauswahl anstelle von Platzhaltern platziert:

  1. Signaturfunktion aktivieren in den Template-Einstellungen
  2. Zum Schritt Eigenschaften verwalten navigieren während der Template-Erstellung
  3. „Primären Signaturbereich auswählen" klicken (oder „Gegenpartei-Signaturbereich auswählen"), um die interaktive PDF-Vorschau zu öffnen
  4. Klicken und ziehen auf dem PDF, um einen rechteckigen Bereich auszuwählen, wo die Signatur erscheinen soll
  5. Seite wählen, auf der die Signatur platziert werden soll (für mehrseitige PDFs)
  6. Position speichern, um den Signaturbereich zu bestätigen
Jeder Signaturtyp (primär und Gegenpartei) kann auf jeder Seite des PDFs an bestimmten Koordinaten platziert werden. Das Signaturbild wird während der Dokumentengenerierung automatisch an der exakten Position eingefügt.

Hauptunterschiede zu Word-, Google Docs- und HTML-Vorlagen:

  • Keine Platzhalter im PDF-Inhalt erforderlich
  • Signaturen werden visuell in der PDF-Vorschau positioniert
  • Position wird als Koordinaten gespeichert (x, y, Breite, Höhe, Seite)
  • Signaturen sind erforderlich, wenn aktiviert (Template kann nicht ohne Positionsauswahl veröffentlicht werden)

Mehr über PDF-Formulare erfahren →

Einrichtungsschritte

  1. Template erstellen: Folge den Schritten in Template erstellen, um dein Template zu erstellen, einschließlich der obigen Signatur-Platzhalter.

  2. Template hochladen: Folge den Schritten in Template hochladen.

  3. Signaturoption aktivieren:

    • Aktiviere das Kontrollkästchen 'Enable Signature'
    • Lege eine Property fest, um die Signatur-URL zu speichern (ermöglicht Gästen, ohne PDF CreateMate-Konto zu signieren)
    • (Optional) Aktiviere Gegenpartei-Signatur hinzufügen für Dokumente, die zwei Signaturen erfordern
Gegenpartei-Template-Bearbeitung - Der Template-Konfigurationsbildschirm mit Signaturoptionen
Bildbeschreibung
Der Template-Bearbeitungsbildschirm zeigt:
- Eine Option zum "Aktivieren der Signatur" für digitale Dokumentensignaturen
- Ein Feld "Sign URL Property" zum Speichern der Signatur-URL
- Eine Option zum "Aktivieren der Gegenpartei-Signatur"
- Eine Option "E-Mail-Verifizierung erforderlich" vor der Signatur
- Ein Feld "Thank You Message" zur Anpassung der Nachricht nach der Signatur

  1. Personalisierte Dankesnachricht: Passe die Dankesnachricht an, die nach dem Signieren des Dokuments angezeigt wird.

  2. Credits: Das Aktivieren von Signatur fügt 200 Credits zusätzlich zu den 100 Basis-Credits hinzu (insgesamt: 300 Credits). Das Aktivieren von Gegenpartei-Signatur fügt weitere 100 Credits hinzu (insgesamt: 400 Credits inkl. Basis + einzelne Signatur). Wenn du E-Mail-Verifizierung aktivierst, kommen 15 Credits pro erforderlicher Signatur hinzu.

  3. Wenn du ein Dokument generierst, wird die konfigurierte HubSpot-Property mit der Signing-URL aktualisiert (und mit der Gegenpartei-URL, falls aktiviert). Nach Abschluss der Signaturen erstellt PDF CreateMate eine HubSpot-Notiz mit den Signaturdetails und hängt das generierte Dokument an.

Die Signatur-URL kann in Automatisierungen verwendet werden, z.B. beim Senden einer E-Mail mit einer Schaltfläche zum Signieren des Dokuments. Siehe Dokumente per E-Mail versenden für Einrichtungsanleitung.

E-Mail-Verifizierung für Signaturen

Aktiviere die Option "E-Mail-Verifizierung erforderlich", um eine zusätzliche Sicherheitsebene zu deinem Signaturprozess hinzuzufügen. Diese Funktion stellt sicher, dass nur verifizierte E-Mail-Empfänger Dokumente signieren können.

Funktionsweise

Wenn die E-Mail-Verifizierung aktiviert ist:

  1. Unterzeichner gibt seine E-Mail ein: Der Unterzeichner muss seine E-Mail-Adresse auf der Signaturseite angeben
  2. OTP-Code gesendet: Ein 6-stelliges Einmalpasswort (OTP) wird an seine E-Mail gesendet
  3. Code-Verifizierung: Der Unterzeichner muss den Code innerhalb von 10 Minuten eingeben (maximal 5 Versuche)
  4. Namensbestätigung: Nach erfolgreicher Verifizierung gibt der Unterzeichner seinen vollständigen Namen an
  5. Dokument signieren: Nach der Verifizierung kann er den Signaturprozess abschließen

Wann E-Mail-Verifizierung verwenden

  • Compliance-Anforderungen: Wenn Vorschriften eine verifizierte Identität für Signaturen erfordern
  • Sensible Dokumente: Verträge, NDAs oder rechtliche Vereinbarungen, die zusätzliche Sicherheit erfordern
  • Hochwertige Transaktionen: Verkaufsvereinbarungen oder Serviceverträge mit erheblichen finanziellen Auswirkungen
  • Audit-Trail: Wenn du verifizierte E-Mail-Aufzeichnungen für jede Signatur benötigst

Konfiguration

Die E-Mail-Verifizierungsoption wird während der Template-Einrichtung konfiguriert:

  • Aktiviere "E-Mail-Verifizierung erforderlich" in den Signatureinstellungen
  • Wenn eine HubSpot-E-Mail-Property konfiguriert ist, wird sie vorausgefüllt und für den Unterzeichner gesperrt
  • Jede verifizierte Signatur fügt 15 Credits zu den Dokumentenkosten hinzu

Sicherheitsvorteile

  • Identitätsverifizierung: Bestätigt, dass der Unterzeichner Zugriff auf die angegebene E-Mail-Adresse hat
  • Verhindert unbefugtes Signieren: Nur der beabsichtigte Empfänger kann signieren
  • Audit-Trail: Erstellt einen verifizierten Datensatz darüber, wer wann signiert hat
  • Compliance-Unterstützung: Hilft, regulatorische Anforderungen für elektronische Signaturen zu erfüllen
Die E-Mail-Verifizierung fügt 15 Credits pro Signatur hinzu. Für ein Dokument mit Hauptsignatur + Gegenpartei-Signatur mit aktivierter E-Mail-Verifizierung für beide betragen die Gesamtkosten 400 Credits (Basis 100 + Signatur-Addon 200 + Gegenpartei-Addon 100) + 15 x 2 Credits (je eine pro verifizierter Signatur) = insgesamt 430 Credits.

Anwendungsfälle

  • Verkaufsverträge und Angebote
  • Servicevereinbarungen und NDAs
  • Arbeitsverträge
  • Kunden-Onboarding-Formulare
  • Jedes Dokument, das rechtlich bindende Signaturen erfordert
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