Workflow-Aktionen | PDF CreateMate

Die PDF CreateMate Workflow-Aktion ermöglicht es dir, automatisch personalisierte PDFs basierend auf Daten aus deinen HubSpot-Datensätzen zu generieren. Dies ist die empfohlene Methode zur Automatisierung der Dokumentengenerierung.

Workflow-Aktionen sind die empfohlene Methode für die PDF-Generierung. Sie bieten die größte Flexibilität und integrieren sich nahtlos in die Automatisierungstools von HubSpot.

Voraussetzungen

Bevor du beginnst, stelle sicher, dass:

Du ein aktives HubSpot-Konto hast, das mit PDF CreateMate konfiguriert ist. HubSpot-Konto verbinden, falls noch nicht konfiguriert.
Deine Word (.docx) Templates hochgeladen und auf PDF CreateMate konfiguriert wurden. Vorlage hochladen, falls noch nicht konfiguriert.

Schritte zum Einrichten der Workflow-Aktion

Workflow erstellen: Erstelle in HubSpot einen neuen Workflow für das spezifische HubSpot-Standardobjekt (z.B. Kontakte, Unternehmen, Geschäfte, Tickets) oder benutzerdefinierte Objekte, für die du PDFs generieren möchtest.
Trigger festlegen: Konfiguriere den gewünschten Trigger, der den PDF-Generierungsprozess initiiert. Dies kann auf jedem Event oder jeder Bedingung in HubSpot basieren, wie Formularübermittlungen oder Geschäft-Phasen.
PDF CreateMate Aktion hinzufügen: Sobald der Trigger festgelegt ist, klicke im Workflow-Editor auf Aktionen hinzufügen und suche nach 'PDF CreateMate'.
'Generate Personalized PDF' auswählen: Wähle aus der Liste der Aktionen Generate Personalized PDF aus, um dies zu deinem Workflow hinzuzufügen.

Bildbeschreibung

Der HubSpot Workflow-Aktionen-Auswähler zeigt:
- Ein Suchfeld mit "PDF CreateMate" eingegeben
- Die "Generate personalized PDF" Aktions-Option hervorgehoben
- Das PDF CreateMate Logo neben der Aktion
- Kategoriefilter in der linken Seitenleiste

Vorlage auswählen: Wähle eine Vorlage aus. Nur Templates, die veröffentlicht sind, HubSpot-konfiguriert sind und dem Objekttyp des Workflows entsprechen, erscheinen in der Liste.
Workflow speichern: Nachdem du die PDF-Aktion konfiguriert hast, klicke auf Speichern, um die Einrichtung abzuschließen.
Vor Veröffentlichung testen: Es ist wichtig, den Workflow zu testen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor du ihn veröffentlichst. Das HubSpot-Portal muss verbunden/aktiv bleiben, damit die Aktion ausgeführt wird.

Häufige Trigger

Trigger-Typ	Anwendungsfall
Formularübermittlung	Willkommensdokumente für neue Leads generieren
Geschäft-Phasenänderung	Angebote erstellen, wenn Geschäfte bestimmte Phasen erreichen
Eigenschaft-Aktualisierung	Dokumente generieren, wenn bestimmte Felder ausgefüllt werden
Datumsbasiert	Verlängerungshinweise vor Vertragsablauf erstellen

Nächste Schritte

Dokumente neu generieren - Vorhandene Dokumente aktualisieren
Auf Dokumente zugreifen - Generierte PDFs finden