Workflow-Aktionen | PDF CreateMate

Die PDF CreateMate Workflow Action ermöglicht es dir, automatisch personalisierte PDFs basierend auf Daten aus deinen HubSpot-Datensätzen zu generieren. Dies ist die empfohlene Methode zur Automatisierung der Dokumentengenerierung.

Workflow Actions sind die empfohlene Methode für die PDF-Generierung. Sie bieten die größte Flexibilität und integrieren sich nahtlos in die Automatisierungstools von HubSpot.

Voraussetzungen

Bevor du beginnst, stelle sicher, dass:

Du ein aktives HubSpot-Konto hast, das mit PDF CreateMate konfiguriert ist. HubSpot-Konto verbinden, falls noch nicht konfiguriert.
Deine Word (.docx) Templates hochgeladen und auf PDF CreateMate konfiguriert wurden. Template hochladen, falls noch nicht konfiguriert.

Schritte zum Einrichten der Workflow Action

Workflow erstellen: Erstelle in HubSpot einen neuen Workflow für das spezifische HubSpot-Standardobjekt (z.B. Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets) oder benutzerdefinierte Objekte, für die du PDFs generieren möchtest.
Trigger festlegen: Konfiguriere den gewünschten Trigger, der den PDF-Generierungsprozess initiiert. Dies kann auf jedem Event oder jeder Bedingung in HubSpot basieren, wie Formularübermittlungen oder Deal-Phasen.
PDF CreateMate Action hinzufügen: Sobald der Trigger festgelegt ist, klicke im Workflow-Editor auf Actions hinzufügen und suche nach 'PDF CreateMate'.
'Generate Personalized PDF' auswählen: Wähle aus der Liste der Actions Generate personalized PDF aus, um dies zu deinem Workflow hinzuzufügen.

Bildbeschreibung

Der HubSpot Workflow Action-Auswähler zeigt:
- Ein Suchfeld mit "PDF CreateMate" eingegeben
- Die "Generate personalized PDF" Action-Option hervorgehoben
- Das PDF CreateMate Logo neben der Action
- Kategoriefilter in der linken Seitenleiste

Template auswählen: Wähle ein Template aus. Nur Templates, die veröffentlicht sind, HubSpot-konfiguriert sind und dem Objekttyp des Workflows entsprechen, erscheinen in der Liste.
Workflow speichern: Nachdem du die PDF-Action konfiguriert hast, klicke auf Speichern, um die Einrichtung abzuschließen.
Vor Veröffentlichung testen: Es ist wichtig, den Workflow zu testen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert, bevor du ihn veröffentlichst. Das HubSpot-Portal muss verbunden/aktiv bleiben, damit die Action ausgeführt wird.

Häufige Trigger

Trigger-Typ	Anwendungsfall
Formularübermittlung	Willkommensdokumente für neue Leads generieren
Deal-Phasenänderung	Angebote erstellen, wenn Deals bestimmte Phasen erreichen
Property-Aktualisierung	Dokumente generieren, wenn bestimmte Felder ausgefüllt werden
Datumsbasiert	Verlängerungshinweise vor Vertragsablauf erstellen

Nächste Schritte

Dokumente neu generieren - Vorhandene Dokumente aktualisieren
Auf Dokumente zugreifen - Generierte PDFs finden