Dokumente generieren
Manuelle Generierung
Generiere Dokumente auf Abruf für bestimmte Kontakte ohne automatisierte Workflows. Dies ist nützlich für einmalige Dokumentengenerierung oder zum Testen von Templates.
Schritte zur manuellen Generierung
- Öffne die HubSpot-Objektliste (Kontakte, Unternehmen, Deals oder Tickets).
- Wähle die Datensätze aus, für die du generieren möchtest.
- Klicke auf Bearbeiten in der Bulk-Toolbar.
Bildbeschreibung
Die Kontaktlistenansicht zeigt:
- Mehrere mit Kontrollkästchen ausgewählte Kontakte
- Die "Bearbeiten"-Schaltfläche in der Toolbar über der Liste
- Die Anzahl der ausgewählten Kontakte angezeigt
- Kontaktnamen und E-Mail-Adressen sichtbar in der Liste
- Mehrere mit Kontrollkästchen ausgewählte Kontakte
- Die "Bearbeiten"-Schaltfläche in der Toolbar über der Liste
- Die Anzahl der ausgewählten Kontakte angezeigt
- Kontaktnamen und E-Mail-Adressen sichtbar in der Liste
- Suche nach der Property
Generate PDF for Template. - Wähle ein oder mehrere Template-UUIDs (durch Semikolon getrennt) aus dem Dropdown. Es erscheinen nur Templates, die für diesen Objekttyp konfiguriert und in HubSpot aktiviert sind.
Bildbeschreibung
Der Massenbearbeitungs-Dialog zeigt:
- Ein Suchfeld mit "Generate PDF for Template" eingegeben
- Eine Dropdown-Liste mit verfügbaren Templates
- Template-Namen von PDF CreateMate
- Die "Aktualisieren"-Schaltfläche zum Übernehmen der Auswahl
- Ein Suchfeld mit "Generate PDF for Template" eingegeben
- Eine Dropdown-Liste mit verfügbaren Templates
- Template-Namen von PDF CreateMate
- Die "Aktualisieren"-Schaltfläche zum Übernehmen der Auswahl
- Bestätige mit Aktualisieren.
- PDF CreateMate reiht für jeden ausgewählten Datensatz die Generierung ein. Nach Abschluss wird
pdf_generated_for_templateaktualisiert und der Dokumentlink in die beim Template konfigurierte File-Property geschrieben.
Um diesen manuellen Prozess zu optimieren, erwäge das Einrichten einer gefilterten Kontaktliste. Diese Liste kann auf bestimmten Kriterien basieren, um leicht die Kontakte zu identifizieren, für die du Dokumente generieren möchtest. Betrachte diese Filter als deine manuellen Trigger-Bedingungen.
Anwendungsfälle für manuelle Generierung
| Szenario | Wann zu verwenden |
|---|---|
| Testen | Templates vor Produktionseinsatz verifizieren |
| Einmalige Dokumente | Spezielle Anfragen außerhalb normaler Automatisierung |
| Nachfüllen | Dokumente für bestehende Kontakte generieren |
| Korrekturen | Neu generieren nach Behebung von Template-Problemen |
Tipps für Massengenerierung
- Beginne mit kleinen Batches, um die Ausgabe zu verifizieren
- Verwende gespeicherte Ansichten/Filter für konsistente Auswahl
- Überprüfe das Credit-Guthaben vor großen Batches
- Überwache den Template-Detailbildschirm für den Fortschritt
Nächste Schritte
Nach manueller Generierung von Dokumenten:
- Auf deine Dokumente zugreifen
- Automatisierung einrichten für zukünftige Dokumente