Manuelle Generierung | PDF CreateMate

Generiere Dokumente auf Abruf, ohne einen automatisierten Workflow einzurichten. Das ist nützlich für einmalige Dokumente, Nachfüllungen oder zum Testen einer Vorlage. Es gibt zwei Wege – wähle den, der zu der Anzahl deiner Datensätze passt.

Option 1: Von der Vorlagenseite generieren (einzelner Datensatz)

Der schnellste Weg, ein einmaliges Dokument direkt in PDF CreateMate zu erstellen:

Öffne die veröffentlichte Vorlage in PDF CreateMate.
Klicke auf die Schaltfläche Generieren.
Füge die HubSpot-Datensatz-ID oder die Datensatz-URL ein, für die du generieren möchtest.
Klicke auf Dokument generieren.

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Die veröffentlichte Vorlagenseite zeigt:
- Die Schaltfläche "Generieren" oben rechts
- Vorlagendetails, Speicherort und Format auf der linken Seite
- Die Dokumentenliste, die leer bleibt, bis du für einen Datensatz generierst

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Der Dialog "Dokument generieren" zeigt:
- Die Credit-Kosten für dieses Dokument
- Das Feld, in das du eine HubSpot-Datensatz-ID oder -URL einfügst
- Den Schalter "Mit HubSpot synchronisieren" und die Aktion "Dokument generieren"

PDF CreateMate generiert das Dokument für diesen Datensatz mit deinen Vorlageneinstellungen, aktualisiert pdf_generated_for_template und schreibt den Dokumentlink in die bei der Vorlage konfigurierte File-Eigenschaft.

Die Schaltfläche "Generieren" erscheint auf der Vorlagenseite, sobald die Vorlage veröffentlicht ist. Dies ist der schnellste Weg, ein einzelnes Dokument zu erstellen, ohne PDF CreateMate zu verlassen.

Option 2: Massengenerierung aus HubSpot (mehrere Datensätze)

Um für mehrere Datensätze gleichzeitig zu generieren, nutze die Massenbearbeitung von HubSpot:

Öffne die HubSpot-Objektliste (Kontakte, Unternehmen, Deals oder Tickets).
Wähle die Datensätze aus, für die du generieren möchtest.
Klicke auf Bearbeiten in der Bulk-Toolbar.

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Die Kontaktlistenansicht zeigt:
- Mehrere mit Kontrollkästchen ausgewählte Kontakte
- Die "Bearbeiten"-Schaltfläche in der Toolbar über der Liste
- Die Anzahl der ausgewählten Kontakte angezeigt
- Kontaktnamen und E-Mail-Adressen sichtbar in der Liste

Suche nach der Eigenschaft Generate PDF for Template.
Wähle ein oder mehrere Template-UUIDs (durch Semikolon getrennt) aus dem Dropdown. Es erscheinen nur Templates, die für diesen Objekttyp konfiguriert und in HubSpot aktiviert sind.

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Der Massenbearbeitungs-Dialog zeigt:
- Ein Suchfeld mit "Generate PDF for Template" eingegeben
- Eine Dropdown-Liste mit verfügbaren Templates
- Template-Namen von PDF CreateMate
- Die "Aktualisieren"-Schaltfläche zum Übernehmen der Auswahl

Bestätige mit Aktualisieren.
PDF CreateMate reiht für jeden ausgewählten Datensatz die Generierung ein. Nach Abschluss wird pdf_generated_for_template aktualisiert und der Dokumentlink in die beim Vorlage konfigurierte File-Eigenschaft geschrieben.

Um diesen manuellen Prozess zu optimieren, erwäge das Einrichten einer gefilterten Kontaktliste. Diese Liste kann auf bestimmten Kriterien basieren, um leicht die Kontakte zu identifizieren, für die du Dokumente generieren möchtest. Betrachte diese Filter als deine manuellen Trigger-Bedingungen.

Anwendungsfälle für manuelle Generierung

Szenario	Wann zu verwenden
Testen	Templates vor Produktionseinsatz verifizieren
Einmalige Dokumente	Spezielle Anfragen außerhalb normaler Automatisierung
Nachfüllen	Dokumente für bestehende Kontakte generieren
Korrekturen	Neu generieren nach Behebung von Template-Problemen

Tipps für Massengenerierung

Beginne mit kleinen Batches, um die Ausgabe zu verifizieren
Verwende gespeicherte Ansichten/Filter für konsistente Auswahl
Überprüfe das Credit-Guthaben vor großen Batches
Überwache den Template-Detailbildschirm für den Fortschritt

Nächste Schritte

Nach manueller Generierung von Dokumenten:

Auf deine Dokumente zugreifen
Automatisierung einrichten für zukünftige Dokumente