Dokumente neu generieren

Wenn sich Kontaktdaten ändern oder du ein bestehendes Dokument aktualisieren musst, kannst du es neu generieren, um die neuesten Informationen widerzuspiegeln. Es gibt zwei Methoden: von PDF CreateMate oder von HubSpot.

Methode 1: Von PDF CreateMate (Empfohlen)

Der einfachste Weg, Dokumente neu zu generieren, ist direkt von der PDF CreateMate Template-Detailseite.

1. Navigiere zum Detailbildschirm deines Templates für eingeschriebene Objekte
2. Wähle die Kontakt(e) aus, für die du Dokumente neu generieren möchtest
3. Klicke auf die Schaltfläche Dokumente wiederholen/neu generieren

Bildbeschreibung

Der Template-Detailbildschirm zeigt:
- Eine Liste von Kontakten, für die Dokumente mit der Vorlage erstellt wurden
- Kontrollkästchen zur Auswahl mehrerer Kontakte
- Eine "Wiederholen" in der Symbolleiste zum erneuten Generieren von Dokumenten
- Statusanzeigen für die Dokumente jedes Kontakts (Abgeschlossen, Ausstehend, Fehlgeschlagen)

PDF CreateMate wird Dokumente für die ausgewählten Kontakt(e)/Objekte verarbeiten und neu generieren.

Methode 2: Von HubSpot

Du kannst die Neugenerierung auch direkt von HubSpot aus auslösen, indem du die Trigger-Properties zurücksetzt und neu setzt.

Schritt 1: Properties löschen

1. Navigiere zu deiner Kontaktliste in HubSpot
2. Wähle die Kontakt(e) zur Neugenerierung aus
3. Klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten

Bildbeschreibung

Die Kontaktlistenansicht zeigt:
- Mehrere mit Kontrollkästchen ausgewählte Kontakte
- Die "Bearbeiten"-Schaltfläche in der Toolbar
- Kontaktnamen und Details in der Liste

4. Suche nach Generate PDF for Template und lösche die Template-UUID(s)

Bildbeschreibung

Der Massenbearbeitungs-Dialog zeigt:
- Die "Generate PDF for Template"-Property ausgewählt
- Der aktuelle Template-Wert wird gelöscht
- Die Entfernen/Löschen-Option hervorgehoben

5. Suche nach PDF generated for Template und lösche die Template-UUID(s)

Bildbeschreibung

Der Massenbearbeitungs-Dialog zeigt:
- Die "PDF generated for Template"-Property
- Option zum Löschen/Entfernen des Template-Werts
- Dies setzt den Generierungsstatus zurück, damit Dokumente neu generiert werden können

6. Klicke auf Aktualisieren, um Änderungen zu speichern

Schritt 2: Neugenerierung auslösen

1. Klicke erneut auf Bearbeiten
2. Suche nach Generate PDF for Template
3. Setze die Template-UUID(s) (durch Semikolon getrennt, falls mehrere)
4. Klicke auf Aktualisieren

Bildbeschreibung

Der Massenbearbeitungs-Dialog zeigt:
- Die "Generate PDF for Template"-Property
- Eine Dropdown-Liste verfügbarer Templates
- Das neu zu generierende Template ausgewählt

PDF CreateMate erkennt die Property-Änderung und generiert die Dokumente neu. Nach Abschluss wird pdf_generated_for_template aktualisiert und der Dokumentlink in der konfigurierten File-Property des Templates erneuert.

Wie es funktioniert

Wann neu generieren

• Kontaktinformationen wurden aktualisiert
• Template-Design hat sich geändert
• Standard-Property-Werte wurden geändert
• Vorherige Generierung ist fehlgeschlagen oder hatte Fehler
• Du benötigst eine aktualisierte Version mit aktuellen Daten